在正式启用审批路径前先做一次试运行

打开路径库,选一个最接近你所需流程的审批预设,而不是从空白表单开始搭建。采用某个预设会把它克隆成一条属于你、可以编辑的路径;预设本身保持只读。

原因: 从零开始画的路径往往固化了某一个人的习惯和某一个项目的人情世故,还会漏掉那个没人记得、直到审计人员问起才想起的审核环节。用克隆而不是就地修改预设,还意味着你调整自己的路径,不会悄悄改动其他所有项目正在使用的那条流程。

在任何真实内容碰到它之前,先模拟这条路径。试运行会按顺序走完每一步,并针对每一步报告:决定权落在哪个角色或具体哪个人身上、需要多少个批准才能通过,以及整条路径最终走向哪里。

原因: 同一个步骤,如果设置成需要“全部”通过、而角色只有一个成员,和这个角色有四个成员时的表现完全不同。阅读这次走查,是在真正重要的那一周于实际文件上发现问题之前,唯一能看清流程真实形态的方式。

逐条处理警告:法定人数超过了该角色实际能提供的人数、某一步需要多个审批人但该角色只有一人、一条永远走不到“已批准”的路径。然后运行假设情景走查,在你最没把握的那一步设置一次拒绝,看看路径是在那里终止,还是继续往下走。

原因: 卡住的那一步才是真正伤人的地方,因为它不会有任何明显的报错。一份文件就那样停在审核阶段,直到有人想起来去问为什么,而答案永远是这条路径从未被真正走过一遍。在模拟里发现它只花一分钟,在某个关键节点前一周才发现它,付出的代价就是那个节点本身。

保存调整好的路径,开始让真实工作走这条路径,然后离开模板标签页:运行与历史记录会显示每一个针对该路径的实例以及各自所处的位置,统计分析会显示每一步、每个角色实际占用了多长时间。

原因: 在模拟中能走到终点的路径,实际执行起来仍然可能要花三周,而每一步的占用时长,才是判断你选定的审批人是否真的有能力胜任这个角色的唯一诚实依据。同一份记录在一年后也能证明,当初获批的东西是走了大家都认可的路径,而不是走廊里的一次点头。