Garder la GST, la TDS et le labour cess hors du prix

Saisissez chaque prix comme le coût du travail sans taxe ni cess à l'intérieur, et indiquez en en-tête du bordereau que les prix sont hors taxe. Lorsqu'un devis fournisseur arrive taxe comprise, retirez la taxe avant que le chiffre ne devienne un prix.

Pourquoi: Les prix hors taxe sont les seuls qui peuvent être vérifiés par rapport à un Schedule of Rates publié, lequel est exprimé de la même façon. Ce sont aussi les seuls qui survivent à un changement de taux ou de type de contrat sans reconstruction, parce que le changement atterrit alors sur une seule ligne au lieu de chacune d'elles.

Ajoutez le bénéfice et les frais généraux de l'entrepreneur, la provision pour aléas, le cess social et la taxe comme des lignes de majoration séparées, chacune rattachée à la base sur laquelle elle est calculée. Le cess se calcule sur le coût de construction ; la taxe se calcule sur la valeur incluant ce qui se trouve en dessous d'elle. Fixez le taux de taxe d'après le type de contrat plutôt que par habitude, et vérifiez-le par rapport à la notification en vigueur : les works contracts ne sont pas tous taxés de la même façon, et les travaux publics, le logement abordable et les travaux commerciaux ordinaires sont traités différemment.

Pourquoi: L'ordre compte ici en termes financiers, pas seulement de présentation. Un cess calculé sur une base qui inclut déjà la taxe, ou une taxe calculée sur une base qui exclut le bénéfice, produit un total faux d'une manière que personne ne remarque avant qu'un département ne vérifie le calcul. Déclarer la base ligne par ligne rend l'empilement lisible et rejouable.

Configurez le régime de retenue à la source pour les paiements que vous effectuez aux entrepreneurs et sous-traitants, avec ses tranches de taux et son seuil, et consignez le statut et les données d'immatriculation du bénéficiaire en regard. Le taux dépend du type d'entité que constitue le bénéficiaire, c'est donc une donnée qui lui est propre plutôt qu'un paramètre du projet.

Pourquoi: Retenir au mauvais taux est le problème du payeur, pas du bénéficiaire. Se tromper à la hausse, c'est retenir de l'argent qui ne vous appartenait pas et se retrouver avec un sous-traitant qui cesse de se présenter ; se tromper à la baisse, c'est voir le manque récupéré sur vous plus tard, avec intérêts, longtemps après la clôture du chantier.

Construisez le paiement à partir de la valeur certifiée : ajoutez la taxe, montrez le cess, la retenue à la source et la retenue de garantie en lignes propres, et indiquez le net. Portez le code SAC (service accounting code) et les numéros d'immatriculation que la facture doit comporter.

Pourquoi: Une facture qui montre chaque ligne est une facture que les deux parties peuvent valider d'un coup. Une facture qui ne montre qu'un chiffre net est contestée par le service comptable du département, et chaque contestation coûte une quinzaine, ce qui, sur une running account bill, fait la différence entre payer ses fournisseurs ce mois-ci ou le mois suivant.

Produisez un relevé par facture montrant la valeur certifiée, la taxe ajoutée, les montants retenus à la source, le cess, la retenue de garantie et la trésorerie encaissée, avec le cumul de ce qui est retenu contre vous et récupérable plus tard.

Pourquoi: Les retenues sont récupérables, ce qui les rend faciles à oublier et coûteuses à oublier. Sur un long chantier, l'argent retenu à la source et en garantie représente un besoin en fonds de roulement important qui a sa place au bilan plutôt que dans la tête de quelqu'un, et il n'est visible que si les lignes ont été tenues à part depuis le début.