Mantener el presupuesto dentro del importe aprobado

Elabore el presupuesto temprano a partir de precios por superficie o de obra comparable ya terminada, y registre junto con él el alcance supuesto, el nivel de precios utilizado y lo que excluye. Arrastre esa cifra como el importe presentado para aprobación.

Por que: El importe aprobado se fija a partir de este presupuesto y rige la obra durante años, así que sus supuestos importan más que su precisión. Un presupuesto que declara lo que dejó fuera puede revisarse por un motivo explícito; uno que solo declara una cifra se revisa como si fuera un error.

Mida y valore el trabajo por completo sobre el cuadro de precios que rige, y luego ponga el total junto al importe aprobado y explique la diferencia partida por partida en lugar de como una única desviación.

Por que: La diferencia entre un presupuesto preliminar y uno detallado es normal y se espera que se explique. Explicarla partida por partida muestra si el alcance creció, si los precios se movieron o si el presupuesto temprano era escaso, y solo la primera de esas razones justifica revisar la aprobación.

Mantenga la contingencia como una partida propia dentro del importe aprobado, con una nota de para qué es, y registre cada disposición de ella frente al hecho que la causó.

Por que: Una contingencia repartida entre los precios se gasta de forma invisible y desaparece antes de que nadie sepa que se estaba usando. Mantenida aparte, responde a la única pregunta que importa a mitad de una obra, que es cuánto margen queda antes del techo y qué ha consumido ya el resto.

Registre cada desviación con su valor, ya sea un exceso sobre una cantidad aprobada, una partida nueva o un ahorro, y mantenga el efecto acumulado frente al importe aprobado, no frente al último cambio aprobado.

Por que: Las desviaciones se aprueban de una en una y consumen el techo de forma colectiva, que es precisamente la aritmética que nadie hace en el momento. Un total acumulado es el único instrumento que convierte doce decisiones individuales razonables en una posición visible.

Informe de la posición frente al importe aprobado en cada periodo, y cuando la tendencia muestre que se alcanza el techo, elabore el presupuesto revisado con los motivos separados en alcance, cantidad y precio, y preséntelo mientras todavía haya margen para trabajar bajo la aprobación vigente.

Por que: Una revisión pedida a tiempo es una presentación técnica con respuesta a cada pregunta. Una pedida después de superar el techo es la misma presentación con una explicación añadida de por qué siguió el trabajo, y esa explicación es lo que convierte un incremento de coste ordinario en un hallazgo en contra del departamento.