Manter a estimativa dentro do montante sancionado

Construa a estimativa inicial a partir de preços por área ou de obras comparáveis já concluídas, e registe com ela o âmbito assumido, o nível de preços usado e o que fica excluído. Transporte esse valor como o montante apresentado para aprovação.

Por quê: O montante aprovado é fixado a partir desta estimativa e governa a obra durante anos, pelo que os seus pressupostos importam mais do que a sua precisão. Uma estimativa que declara o que deixou de fora pode ser revista por um motivo declarado; uma que declara apenas um número é revista por algo que parece um erro.

Meça e valorize o trabalho na íntegra pela tabela de preços aplicável, depois coloque o total ao lado do montante aprovado e justifique a diferença rubrica a rubrica, não como um único desvio.

Por quê: A diferença entre uma estimativa preliminar e uma detalhada é normal e espera-se que seja explicada. Explicá-la por rubrica mostra se o âmbito cresceu, os preços se moveram, ou a estimativa inicial era pouco sólida, e só o primeiro desses motivos justifica rever a aprovação.

Mantenha a contingência como uma dotação própria dentro do montante sancionado, com uma nota do que se destina, e registe cada levantamento sobre ela face ao acontecimento que o motivou.

Por quê: Uma contingência diluída nos preços é gasta invisivelmente e desaparece antes de alguém saber que estava a ser usada. Mantida à parte, responde à única pergunta que importa a meio de uma obra, que é quanta margem resta até ao teto e o que já consumiu o resto.

Registe cada desvio com o seu valor, seja um excesso sobre uma quantidade sancionada, um artigo novo ou uma poupança, e mantenha o efeito acumulado face ao montante sancionado, não face à última alteração aprovada.

Por quê: Os desvios são aprovados um de cada vez e consomem o teto coletivamente, que é precisamente a aritmética que ninguém faz no momento. Um total corrente é o único instrumento que transforma doze decisões individuais razoáveis numa posição visível.

Reporte a posição face ao montante sancionado em cada período, e quando a tendência mostrar o teto a ser atingido, produza a estimativa revista com os motivos separados em âmbito, quantidade e preço, e apresente-a enquanto ainda há margem para trabalhar ao abrigo da sanção existente.

Por quê: Uma revisão pedida cedo é uma submissão técnica com resposta a todas as perguntas. Uma pedida depois de o teto ser ultrapassado é a mesma submissão com uma explicação anexa sobre porque é que o trabalho continuou, e é essa explicação que transforma um aumento de custo normal numa conclusão desfavorável ao departamento.