Atteindre l'achèvement pratique et régler le décompte final

Parcourez le bâtiment et consignez les points en suspens pièce par pièce avec une photo, un responsable et une date. Triez-les entre ce qui empêche réellement la practical completion et ce qui peut être terminé pendant le rectification period, et clôturez-les au fur et à mesure.

Pourquoi: La practical completion n'est ni la perfection ni une liste de souhaits, mais le débat sur ce qui relève de l'un ou de l'autre devient bien plus court quand les points existent comme une liste photographiée avec des responsables. Un certificat émis sur un ensemble de réserves non documenté est celui que le maître d'ouvrage conteste.

Assemblez d'abord le dossier de clôture, les plans de récolement, les manuels d'exploitation et de maintenance, les garanties, les certificats d'essai et de mise en service et l'information sur les actifs, et délivrez la practical completion contre un dossier qui existe plutôt que contre une promesse d'en envoyer un.

Pourquoi: Le certificat change plusieurs choses à la fois : le rectification period commence, la première moitié de la retenue de garantie devient généralement exigible et les liquidated damages cessent de courir. Le délivrer avant que le dossier ne soit réel signifie courir après des manuels de sous-traitants déjà payés et déjà partis, un travail dans lequel il ne reste plus aucun levier.

Ouvrez le registre : chaque entrée de garantie et de responsabilité pour défauts avec sa date de début, sa durée et ce qu'elle couvre, et chaque avis de défaut soulevé contre elle avec sa gravité et son statut. Le registre montre ce qui est encore dans sa période, ce qui expire et ce qui s'est écoulé sans incident.

Pourquoi: Le rectification period dure douze mois sur la plupart des chantiers et personne n'y pense au septième mois. Un registre qui sait quelles entrées expirent est ce qui transforme l'inspection finale en quelque chose que l'on programme plutôt qu'en quelque chose que l'on manque, et c'est aussi la preuve qu'une entrée s'est terminée sans incident et que sa retenue est exigible.

Lisez le grand livre de retenue face aux événements de libération consignés au contrat. La première libération suit normalement la practical completion et la seconde suit la fin du rectification period avec les défauts corrigés, si bien que ce que montre le grand livre est de l'argent dû plutôt que de l'argent retenu indéfiniment.

Pourquoi: Une retenue libérée en retard est un coût réel pour un sous-traitant et un coût réputationnel réel pour le payeur, et c'est presque toujours en retard parce que personne ne surveillait plutôt que parce que quelqu'un l'a décidé. Rattacher la libération à l'événement du contrat en fait une date plutôt qu'une faveur.

Construisez le décompte final à partir de ce qui a déjà été enregistré : le montant du contrat, les ordres de modification enregistrés au fur et à mesure qu'ils ont été convenus, les sommes provisoires ajustées à ce qui a réellement été instruit, les sommes à valoir, toute variation de prix que porte le contrat, et la retenue libérée. Convenez-en, signez-le et clôturez le contrat.

Pourquoi: Un décompte final reconstitué à la fin prend des mois et se règle en faveur de la partie qui a tenu les meilleurs relevés. Un décompte tenu à jour tout du long est un relevé que les deux parties ont déjà vu chaque mois, et en convenir devient une signature plutôt qu'une négociation pour laquelle personne n'avait budgété de temps.