実質的完了に到達し最終精算を確定する

建物を巡回し、部屋ごとに未処理の項目を写真、担当者、日付とともに記録する。実質的完了を真に妨げるものと、是正期間中に仕上げられるものとに分け、完了したものから順に消し込む。

理由: 実質的完了とは完璧さでもウィッシュリストでもないが、どの項目がどちらに属するかという議論は、それらが写真付きで担当者が明記されたリストとして存在するとき、はるかに短くなる。記録されていない手直し事項の山の上に発行された証明書こそ、施主が異議を唱える証明書である。

まずクローズアウトパッケージを組み立てる。竣工図、運転・保守マニュアル、保証書、試験・試運転証明書、資産情報であり、送ると約束されているものに対してではなく、実際に存在するパッケージに対して実質的完了を発行する。

理由: この証明書はいくつかのことを同時に変える。是正期間が始まり、留保金の前半が通常期限を迎え、違約金の発生が止まる。パッケージが実体を持つ前にそれを発行することは、すでに支払いを受けて現場を離れた下請けからマニュアルを取り立てることを意味し、そこにはもう何の交渉力も残っていない。

台帳を開く。開始日、期間の長さ、対象範囲を持つあらゆる保証と欠陥責任の項目、そしてそれに対して起票された、重大度とステータスを持つあらゆる欠陥通知である。台帳は、まだ期間内にあるもの、まもなく期限を迎えるもの、問題なく完了したものを示す。

理由: 是正期間はほとんどの現場で12か月であり、7か月目には誰もそれを意識していない。どの項目が期限を迎えつつあるかを把握した台帳は、最終検査を見逃すものではなく計画するものに変え、また、ある項目が問題なく完了しその留保金が期限を迎えていることの証拠にもなる。

契約上に記録された解放イベントに照らして留保金台帳を読む。最初の解放は通常実質的完了に続いて行われ、二回目は是正期間の終了と欠陥の是正完了に続いて行われる。つまり台帳が示すのは、無期限に保持されているお金ではなく、支払い期限が来ているお金である。

理由: 留保金の解放が遅れることは、下請けにとって実際のコストであり、支払う側にとっても実際の評判上のコストである。それがほぼ常に遅れるのは、誰かがそう決めたからではなく、誰も注視していなかったからである。解放を契約上のイベントに紐づけることが、それを恩恵ではなく日付にする。

すでに記録されているものから最終精算を組み立てる。契約金額、合意ごとに転記された変更指示、実際に指示された内容に合わせて調整された仮払金、プライムコスト仮払金、契約が定める変動費、そして解放された留保金である。それを合意し、署名し、契約を完了させる。

理由: 最後になって再構成される最終精算は数か月かかり、記録をより良く残していた側に有利に決着する。ずっと現在進行形で維持されてきたものは、双方がすでに毎月見てきた明細書であり、それに合意することは、誰も予算を組んでいなかった交渉ではなく、単なる署名になる。