达到实际完工并结清最终账目

巡查建筑物,逐个房间记录尚未完成的事项,附上照片、责任人和日期。把它们分成真正阻碍实际完工的和可以留到缺陷修复期内完成的两类,并随做随关闭。

原因: 实际完工不等于完美无瑕,也不是一份心愿清单,但当这些事项以带照片、有责任人的清单形式存在时,关于哪个事项属于哪一类的争论会大大缩短。一份在未记录的一堆缺陷之上签发的证书,正是业主会提出质疑的那一份。

先备齐收尾资料包:竣工图、操作维护手册、保修文件、测试及调试证书和资产信息,再针对一份真实存在的资料包签发实际完工证书,而不是针对一句会补送的承诺。

原因: 这份证书一次性改变好几件事:缺陷修复期开始计算,保留金的前一半通常到期应付,违约金停止计算。在资料包还没真正齐备时就签发它,就意味着要向已经拿到钱、已经撤场的分包商去追讨手册,而这项工作已经没有任何谈判筹码了。

打开登记表:每一项保修和缺陷责任条目,连同其起始日期、期限长度及涵盖内容,以及针对它提出的每一条缺陷通知,连同其严重程度和状态。登记表显示哪些仍在期限内、哪些即将到期、哪些已经顺利结束。

原因: 大多数项目的缺陷修复期是十二个月,而到第七个月时几乎没人还惦记着它。一份能识别哪些条目即将到期的登记表,能把最终检查变成你主动安排的事,而不是被你错过的事,它同时也是某个条目已顺利结束、其保留金已到期的证据。

把保留金台账与合同上记录的释放事件对照阅读。第一次释放通常紧随实际完工发生,第二次释放紧随缺陷修复期结束、缺陷已修复完毕之后,所以台账显示的是到期应付的钱,而不是无限期扣着的钱。

原因: 保留金迟迟不释放,对分包商是真金白银的损失,对付款方则是实实在在的声誉损失,而它之所以迟延,几乎总是因为没人在盯着,而不是有人做出了决定。把释放动作绑定到合同上的具体事件,能让它成为一个日期,而不是一个恩惠。

从已经记录的内容构建最终账目:合同金额、已按约定入账的变更指令、按实际指示调整过的暂列金额、基本成本暂定金额、合同规定的任何浮动调整,以及已释放的保留金。商定它、签字确认并关闭合同。

原因: 在项目末尾才重新拼凑出来的最终账目要花上数月,而且最终会偏向记录更完善的那一方。一份一直保持最新的账目,是双方每个月都已经看过的一份对账单,商定它就成了一次签字,而不是一场谁都没有预留时间和精力的谈判。