تتبّع كل موعد متأخر في مكان واحد

افتح سجل المواعيد النهائية وحوّله إلى عرض المتأخر. يجمع السجل المواعيد التي تتبعها كل وحدة بالفعل - مواعيد الرد على المراسلات، الإجراءات التصحيحية من تقارير عدم المطابقة، بنود الملاحظات المفتوحة - ويجمعها حسب الوحدة مع عدد أيام التأخير لكل بند، بحيث تقرأ قائمة واحدة بدلا من فتح ثلاث.

لماذا: نادرا ما ينزلق المشروع من مكان واضح واحد. ينزلق بضعة أيام هنا وأسبوعا هناك، في سجلات لا يقرأها أحد معا، وبحلول الوقت الذي يظهر فيه ذلك في البرنامج الزمني تكون الأسباب قد مضى عليها شهران. قائمة واحدة تحوّل الشعور الغامض بأن الأمور تنزلق إلى رقم محدد يمكنك فعل شيء حياله هذا الصباح.

يعمل الفحص الدوري للمتأخر على نفس السجل ويرسل تذكيرا إلى من يملك كل بند متأخر. وبمجرد أن يتجاوز البند فترة السماح، يُصعَّد إلى مديري المشروع مرة واحدة فقط، ويُظهر السجل ما تغيّر.

لماذا: نادرا ما ينزلق شيء لأن أحدهم قرر تجاهله. ينزلق لأن أحدا لم يخبره بأنه مسؤوليته. التصعيد بعد فترة السماح لا في اليوم الأول هو ما يبقي التصعيد جديرا بالقراءة، لأن المدير الذي يُنسخ في كل شيء لا يقرأ شيئا منه.

خذ البند الموجود في أعلى قائمة المتأخر وأنشئ له مهمة بمسؤول محدد وموعد تصدّقه فعلا. تابعه حتى يُغلق السجل الأساسي، عندها يسقط البند من السجل من تلقاء نفسه.

لماذا: التذكير يخبر أحدهم أن الموعد قد مضى. لكنه لا يخبره بما يفعله بعد ذلك، والبنود التي أصبحت متأخرة جدا هي عادة تلك التي لا يكون فيها ذلك واضحا. لا يتقلص السجل إلا عندما يُغلق السجل المصدر، لذا يجب أن تشير المهمة إلى العمل الحقيقي لا إلى التذكير به.