Отслеживайте все просроченные сроки в одном месте

Откройте реестр сроков и переключите его на просроченные. Он собирает сроки, которые уже отслеживает каждый модуль - сроки ответа по переписке, корректирующие действия по актам о несоответствиях, открытые пункты списка замечаний, - и группирует их по модулю с числом дней просрочки по каждому, так что вы читаете один список вместо того, чтобы открывать три.

Зачем: Проект редко срывается в одном очевидном месте. Он сдвигается на несколько дней здесь и на неделю там, в реестрах, которые никто не читает вместе, и к тому моменту, когда это становится заметно в графике, причинам уже два месяца. Один список превращает смутное ощущение, что дела идут не так, в конкретный счёт, с которым можно что-то сделать уже сегодня утром.

Рассылка по просроченным проходит по тому же реестру и отправляет напоминание тому, кто отвечает за каждый просроченный пункт. Как только пункт переживает льготный период, он один раз - и только один раз - эскалируется руководителям проекта, а реестр показывает вам, что именно сдвинулось.

Зачем: Очень немногое срывается потому, что кто-то решил это проигнорировать. Оно срывается потому, что никто не сказал этому человеку, что это его зона ответственности. Эскалация после льготного периода, а не в первый же день, - вот что сохраняет ценность эскалации, потому что руководитель, которого копируют во всё подряд, не читает ничего из этого.

Возьмите пункт, стоящий на вершине списка просроченных, и заведите по нему задачу с названным ответственным и сроком, в который вы действительно верите. Ведите её, пока не закроется исходная запись, - после этого пункт сам выпадет из реестра.

Зачем: Напоминание говорит кому-то, что срок прошёл. Оно не говорит, что делать дальше, а пункты, ставшие сильно просроченными, обычно как раз те, где это неочевидно. Реестр сокращается только тогда, когда закрывается исходная запись, поэтому задача должна указывать на реальную работу, а не на напоминание о ней.