Persiga todas as datas em atraso num único sítio

Abra o registo de prazos e mude-o para atrasados. Reúne as datas que cada módulo já acompanha, prazos de resposta da correspondência, ações corretivas de relatórios de não conformidade, itens abertos da lista de deficiências, e agrupa-os por módulo com os dias de atraso de cada um, por isso lê uma lista em vez de abrir três.

Por quê: Uma obra raramente atrasa num único sítio óbvio. Atrasa uns dias aqui e uma semana ali, em registos que ninguém lê juntos, e quando se torna visível no cronograma as razões já têm dois meses. Uma só lista transforma a sensação vaga de que as coisas estão a derivar numa contagem com que consegue fazer algo já esta manhã.

A varredura de atrasados percorre o mesmo registo e envia um lembrete a quem for responsável por cada item atrasado. Assim que um item ultrapassa a margem de tolerância, escala para os diretores de obra, uma só vez, e o registo mostra-lhe o que isso moveu.

Por quê: Muito pouco atrasa porque alguém decidiu ignorar. Atrasa porque ninguém lhe disse que era seu. Escalar depois de uma margem de tolerância e não no primeiro dia é o que mantém o escalonamento digno de ser lido, porque um diretor copiado em tudo não lê nada disso.

Pegue no item que está no topo da lista de atrasados e levante uma tarefa contra ele com um responsável nomeado e uma data em que realmente acredite. Trabalhe-a até o registo subjacente fechar, altura em que a entrada sai do registo por si só.

Por quê: Um lembrete diz a alguém que uma data passou. Não diz o que fazer a seguir, e os que ficaram gravemente atrasados costumam ser precisamente aqueles em que isso não é óbvio. O registo só encurta quando o registo de origem fecha, por isso a tarefa tem de apontar para o trabalho real, não para o lembrete sobre ele.