在一个地方追踪所有逾期日期

打开截止日期登记表,切换到逾期视图。它会汇总各模块已经在跟踪的日期，函件回复期限、不符合项报告的纠正措施、未关闭的整改清单项，并按模块分组,标出每一项逾期的天数,让你只需读一份清单,而不必打开三份。

原因: 项目很少在某个明显的地方一下子拖垮,而是这里晚几天、那里晚一周,分散在没人放在一起看的各个登记表里,等它在进度计划里显现出来时,背后的原因往往已经是两个月前的事了。一份汇总清单能把那种隐约感觉事情在失控的直觉,变成一个今天早上就能着手处理的具体数字。

逾期扫描在同一份登记表上运行,向每个逾期项的责任人推送提醒。一旦某项超过宽限期,就会向项目经理升级一次,且只升级一次,登记表会显示刚刚发生了哪些变化。

原因: 很少有事情是因为有人存心不管才拖延的,大多是因为没人告诉他们这是他们的事。等宽限期过后再升级,而不是第一天就升级,才能让升级通知真正值得一读,因为被抄送了所有事情的经理,什么都不会去看。

取出逾期清单最上面那一项,针对它建立一个任务,指定责任人和一个你真正相信能做到的日期。持续跟进,直到底层记录关闭,该条目就会自动从登记表中消失。

原因: 提醒只是告诉某人日期已经过了,它不会告诉对方接下来该做什么,而那些已经严重逾期的项目,往往正是这一点并不明显的项目。登记表只有在源记录关闭时才会缩短,所以任务指向的必须是真正的工作本身,而不是关于它的提醒。