遅延しているすべての期日を一箇所で追跡する

期日台帳を開き、遅延表示に切り替える。各モジュールがすでに追跡している期日――文書の回答期限、不適合報告に基づく是正処置、未解決の是正リスト項目――を集約し、モジュールごとにグループ化して各項目の遅延日数を表示するので、3つを開くのではなく1つのリストを読むだけで済む。

理由: プロジェクトが一箇所の明白な場所で一気に遅れることは滅多にない。あちらで数日、こちらで一週間と、誰も一緒に見ていない台帳の中で少しずつ遅れていき、工程表に現れる頃にはその原因はすでに2か月前のものになっている。1つのリストにまとめることで、物事がずれているという漠然とした感覚が、今朝すぐ手を打てる具体的な件数に変わる。

遅延一斉通知は同じ台帳上で実行され、遅延している各項目の担当者にリマインダーを送る。猶予期間を過ぎた項目は、一度だけプロジェクトマネージャーにエスカレーションされ、台帳には何が動いたかが表示される。

理由: 誰かがわざと無視して遅れることはほとんどない。それが自分の担当だと誰にも言われなかったから遅れるのだ。初日ではなく猶予期間を過ぎてからエスカレーションすることが、エスカレーションを読む価値のあるものにし続ける理由である。すべてをCCされているマネージャーは、そのどれも読まなくなるからだ。

遅延リストの最上位にある項目を取り上げ、明確な担当者と本当に信じられる期日を付けてタスクを起票する。根本のレコードが閉じるまで対応を続ければ、その項目は自動的に台帳から消える。

理由: リマインダーは期日が過ぎたことを知らせるだけで、次に何をすべきかは教えてくれない。ひどく遅延している項目は、たいていそれが自明ではないものである。台帳は元のレコードが閉じたときにしか短くならないため、タスクはリマインダーそのものではなく実際の作業を指し示す必要がある。