Verwandeln Sie ein Dokument in eine verfolgte Aufgabe

Gehen Sie die Korrespondenzliste, die RFIs oder Ihre eingehenden Erfassungen durch und suchen Sie den Punkt heraus, der nicht um eine Antwort bittet, sondern darum, dass etwas auf der Baustelle geschieht. Vermerken Sie das Antwortfrist-Datum, das er trägt, denn dieses erbt die Aufgabe.

Warum: Die meisten Dokumente müssen abgelegt werden, und eine Handvoll muss erledigt werden, und diese auseinanderzuhalten ist die eigentliche Aufgabe. Es ist auch die Aufgabe, die um vier Uhr freitags übersprungen wird, weshalb ein Brief mit vierzehn-Tage-Frist erst am fünfzehnten Tag richtig gelesen wird.

Nutzen Sie Aufgabe erstellen direkt am Punkt selbst. Sie füllt den Titel aus dem Betreff vor, eine Beschreibung, die auf den Datensatz zurückverweist, das Fälligkeitsdatum aus dem Antwortfrist-Datum und einen Zuständigen, wo einer ermittelt werden kann. Passen Sie an, was anzupassen ist, senden Sie ab, und die Aufgabe landet in der Aufgabenliste mit erfasstem Ursprung.

Warum: Eine Aufgabe aus einem Brief neu abzutippen ist der Punkt, an dem die Referenznummer verlorengeht und die Frist still zum nächsten Freitag wird. Sie aus der Quelle zu erstellen behält beides und hält Brief und Aufgabe als ein Arbeitsstück statt als zwei Datensätze, die niemand je zurückverknüpft.

Arbeiten Sie die Aufgabe aus der Liste ab. Sie zeigt ein Abzeichen mit der Art des Dokuments, aus dem sie stammt, und das Abzeichen verlinkt zurück zum Datensatz, sodass, wer sie übernimmt, das Original lesen kann, bevor gehandelt wird. Schließen Sie sie erst, wenn das vom Dokument Verlangte tatsächlich erledigt ist.

Warum: Eine Aufgabe ohne sichtbaren Ursprung wird nach jemandes Vermutung darüber geschlossen, was sie bedeutete. Monate später, wenn ein Kunde fragt, was bezüglich eines bestimmten Briefes unternommen wurde, ist das Abzeichen der Unterschied zwischen einer Antwort per Klick und einem im Archiv verlorenen Nachmittag.