Transforme um documento numa ação com acompanhamento

Percorra a lista de correspondência, os RFI ou as suas capturas de entrada e identifique o item que não pede uma resposta mas sim que algo aconteça em obra. Anote a data de resposta exigida que traz, porque é essa data que a tarefa vai herdar.

Por quê: A maioria dos documentos precisa de ser arquivada e um punhado precisa de ação, e distingui-los é todo o trabalho. É também o trabalho que se salta às quatro de uma sexta-feira, o que explica como uma carta com um prazo de catorze dias só é lida corretamente no décimo quinto dia.

Use Criar tarefa sobre o próprio item. Pré-preenche o título a partir do assunto, uma descrição que aponta de volta para o registo, a data limite a partir da data de resposta exigida e um responsável onde um se conseguir deduzir. Ajuste o que for preciso ajustar, submeta, e a tarefa chega à lista de tarefas com a sua origem registada.

Por quê: Reescrever uma tarefa a partir de uma carta é onde o número de referência se perde e o prazo se torna silenciosamente na próxima sexta-feira. Criá-la a partir da fonte mantém ambas as coisas, e mantém a carta e a tarefa como uma só peça de trabalho em vez de dois registos que ninguém volta a ligar.

Trabalhe a tarefa a partir da lista. Ela mostra um distintivo identificando o tipo de documento de onde veio, e o distintivo liga de volta ao registo, por isso quem a assumir consegue ler o original antes de agir. Feche-a apenas quando o que o documento pedia estiver genuinamente feito.

Por quê: Uma tarefa sem origem visível fecha-se com base no palpite de alguém sobre o que significava. Meses depois, quando um cliente pergunta o que foi feito quanto a uma carta em particular, o distintivo é a diferença entre responder num clique e perder uma tarde no arquivo.