Transformez un document en action suivie

Parcourez la liste de correspondance, les RFI ou vos captures entrantes et repérez l'élément qui ne demande pas une réponse mais que quelque chose se passe sur le chantier. Notez la date de réponse requise qu'il porte, car c'est la date que la tâche héritera.

Pourquoi: La plupart des documents nécessitent d'être classés et une poignée nécessite une action, et faire la distinction entre les deux, c'est tout le travail. C'est aussi le travail qui saute à seize heures un vendredi, ce qui explique qu'une lettre avec un délai de quatorze jours ne soit lue correctement que le quinzième jour.

Utilisez Créer une tâche sur l'élément lui-même. Elle préremplit le titre à partir de l'objet, une description renvoyant au dossier, la date d'échéance à partir de la date de réponse requise et un responsable là où l'on peut en déduire un. Ajustez ce qui doit l'être, validez, et la tâche atterrit dans la liste des tâches avec son origine consignée.

Pourquoi: Ressaisir une tâche à partir d'une lettre, c'est là que le numéro de référence disparaît et que le délai devient discrètement vendredi prochain. La créer à partir de la source conserve les deux, et garde la lettre et la tâche comme une seule pièce de travail plutôt que deux dossiers que personne ne relie jamais.

Traitez la tâche depuis la liste. Elle affiche un badge nommant le type de document dont elle est issue, et le badge renvoie au dossier, si bien que quiconque la prend en charge peut lire l'original avant d'agir. Ne la clôturez que lorsque ce que le document demandait est véritablement fait.

Pourquoi: Une tâche sans origine visible se clôture sur la supposition de quelqu'un quant à sa signification. Des mois plus tard, quand un client demande ce qui a été fait à propos d'une lettre en particulier, le badge fait la différence entre répondre en un clic et perdre un après-midi dans les archives.