Convierta un documento en una acción con seguimiento

Recorra la lista de correspondencia, los RFI o sus capturas entrantes y saque el elemento que no pide una respuesta sino que algo suceda en obra. Anote la fecha de respuesta requerida que lleva, porque esa es la fecha que la tarea heredará.

Por que: La mayoría de los documentos necesitan archivarse y un puñado necesita acción, y distinguirlos es todo el trabajo. Es también el trabajo que se salta a las cuatro de un viernes, que es cómo una carta con un plazo de catorce días se lee bien recién el día quince.

Use Crear tarea sobre el propio elemento. Precarga el título a partir del asunto, una descripción que apunta de vuelta al registro, la fecha límite a partir de la fecha de respuesta requerida y un responsable donde se pueda deducir uno. Ajuste lo que haga falta ajustar, envíe, y la tarea aterriza en la lista de tareas con su origen registrado.

Por que: Volver a teclear una tarea a partir de una carta es donde el número de referencia se pierde y el plazo se convierte silenciosamente en el próximo viernes. Crearla a partir de la fuente conserva ambas cosas, y mantiene la carta y la tarea como una sola pieza de trabajo en vez de dos registros que nadie vuelve a enlazar.

Trabaje la tarea desde la lista. Muestra una etiqueta con el tipo de documento del que proviene, y la etiqueta enlaza de vuelta al registro, así que quien la tome puede leer el original antes de actuar. Ciérrela solo cuando lo que el documento pedía esté realmente hecho.

Por que: Una tarea sin origen visible se cierra según la suposición de alguien sobre lo que significaba. Meses después, cuando un cliente pregunta qué se hizo respecto a una carta concreta, la etiqueta es la diferencia entre responder con un clic y perder una tarde en el archivo.