下請けの税務問題を引き継がずに支払う

各下請けを源泉徴収制度に登録し、その証拠が裏付ける区分、署名済み書式の参照番号、それが提出された日付を記す。区分こそが税率を決めるので、ファイル内の一つのメモではなく、正確に記入すべき項目である。

理由: 制度のデフォルト区分が控除される区分である。人がつまずくのはまさにここである。未登録の下請けは、システムが後で尋ねてくる未解決の問いではなく、すでに満額の税率が適用されている状態なのだ。下請けを受け入れる際にその状態を記録するのに1分もかからない。支払日にそれを確定させようとすれば、支払いそのものが失われる。

各下請けが保有しているものと、それがいつ切れるかを記録する。一般賠償責任、労災補償、自動車保険、アンブレラ保険はそれぞれ別々の日付を持つ別々の保険であり、支払ボンド、履行ボンド、入札ボンドも同様なので、保険をひとまとめにチェック一つで済ませるのではなく、それぞれ別に記録する。

理由: 証明書は決して大きな音を立てて失敗しない。ある日付で静かに失効し、最初に気づくのはたいてい、それを必要としていた人である。事故後の損害査定人か、あるいは支払いに署名しようとしている人である。保険ごとに一つの日付をファイルしておくことが、発見という後手の対応を、事前の注意喚起に変える。

更新を追いかけるのに十分な予告期間を設けて記録された日付を監視し、切れそうな保険が、誰かが開けようと思い出さなければならないフォルダの中ではなく、その現場が期日を負っている他のすべての事項の隣に現れるようにする。

理由: 失効した証明書は片づいた項目ではなく、最も緊急な未解決項目であり、それを終わったものとして扱うリストは、リストがないよりも悪い。予告期間の目的は、この作業を月末25日から、まだ一本の電話で済む日へと前倒しすることにある。

当期の総額を取り、制度が課税標準から除外するものを取り分け、その下請けの資格が該当する区分を適用し、その支払いに対する控除額を記録する。納付されたら、同じ記録に参照番号を保持する。

理由: ここで混同されやすいことが二つあり、どちらもお金がかかる。課税標準は請求書合計ではなく、制度ごとに除外する部分が異なる。そしてこれは留保金ではない。控除された分は当局に納められ、下請け自身の申告を通じて還付を受けるものであり、あなたから戻ってくるものではない。それを自分が留保していると下請けに伝えることは、もはや手元にないお金をめぐる紛争への最短の道である。

総額、控除額、純額を一つの調整済みの数字としてではなく別々の数値として示して支払いを実行し、下請けが何が差し引かれたかを見て、あなたに再構成を頼まなくても自分で還付請求できるようにする。

理由: この問いは必ず戻ってくる。しかも数か月後に、当時やり取りした本人ではなくその会計士から戻ってくる。自らの計算根拠を伴った支払いは、それを開けば答えが出る。根拠のない純額は、尋ねられるたびに誰かの午前中を丸ごと費やすことになる。