JCTまたはNEC4契約でプロジェクトを立ち上げる

契約を作成し、その基となる条項テンプレートを選ぶ。JCT 標準建築契約、JCT 設計施工契約、JCT 小規模工事契約、あるいは実際に用いている主オプションのもとでの NEC4 エンジニアリング・建設契約である。契約はテンプレートとそのバージョンを記録するので、後に新しいバージョンが公表された後も正しい文書を指し示し続ける。

理由: 現場での議論の半分は、二人が同じ事実に異なる契約を当てはめることから始まる。使用している様式を記録に残すことは、誰かが引用する条項を記憶に頼らず調べられるようにすることであり、9か月目に参加した数量測量士も、あちこちに電話をかけずに現場が何に基づいて動いているかを確認できる。

契約上に留保金の割合を設定し、それを解放するイベントを選ぶ。実質的完了、最終精算、引き渡しのいずれかである。契約の内訳行を追加し、金額が単一の合計として打ち込まれるのではなく何かから組み立てられるようにする。

理由: 留保金は、それを稼いだ側によって最も頻繁に失われるお金であり、それが行方不明になるのは、いつ支払うべきになるのかを誰も書き留めなかったからである。契約上の解放イベントは、それをプラットフォームが追いかけられるものに変える。解放イベントのない割合は、終了日のない控除にすぎない。

契約を署名のために送付し、双方から回収し、締結済みのバージョンをファイル上のものとして保管する。それ以降のあらゆる出来高査定、変更、最終精算はこの文書に基づく。

理由: 誰もがそれに従って作業しているにもかかわらず未締結の契約というのは、イギリスのプロジェクトの最初の数か月の通常の状態であり、まさにそこで条件がずれていく。署名しファイルに保管することが、留保金の割合と支払条件を、前提にすぎないものではなく強制可能なものにする。

プロジェクトの支払時計を開始し、英国の制度を選択する。それは改正された1996年住宅補助・建設・地域再生法を反映し、建設契約スキームによる既定の期間を伴うので、期日、支払通知の期限、減額通知の期限、最終支払日は記憶に頼らず算定される。

理由: この法律は当事者が意識していたかどうかにかかわらず建設契約に適用され、適合する支払機構を定めていない契約には代わりにスキームの機構が適用される。この制度を一度設定しておけば、この現場のすべての申請が、前回の現場でたまたま使われていたものではなく正しい法律に照らして計時される。

契約が結果をもたらす日付を記録する。竣工日、各種通知期間、留保金の解放日、是正期間の終了日である。それぞれに担当者を付け、プロジェクト全体ではなく一人の担当者のリストに載るようにする。

理由: 契約上の日付は単なる予定ではなく、権利が現れたり消えたりする瞬間である。減額通知の期限を逃せば支払うべき金額が変わり、NEC4 のもとで通知を逃せば権利そのものを完全に失うこともあるので、これらは自動化する価値のある日付であり、まさに現場が忙しいときに誰も覚えていない日付である。