ส่งชุดเอกสารขออนุญาตไปยังหน่วยงาน

รวบรวมแบบ คำนวณ รายงาน และแบบฟอร์มที่ชุดเอกสารต้องการ และตรวจสอบแต่ละรายการว่าทันสมัยก่อนที่จะนำเข้าชุดเอกสาร

เหตุผล: รายงานหรือแบบที่ล้าสมัยเป็นเหตุผลที่พบบ่อยที่สุดที่ชุดเอกสารถูกตีกลับโดยไม่ได้อ่าน การจัดเรียงชุดเอกสารก่อนหมายความว่าขั้นตอนการสร้างจะเริ่มต้นจากเอกสารที่สมบูรณ์จริง

สร้างชุดเอกสาร แนบชุดเอกสาร และเรียกใช้การตรวจสอบในตัว เพื่อให้รายการที่ขาดหาย รูปแบบที่ไม่ถูกต้อง และหน้าที่มีการลงนามไม่ถูกต้องปรากฏขึ้นก่อนที่ใครก็ตามนอกทีมจะเห็น

เหตุผล: การจับข้อผิดพลาดที่นี่ใช้เวลาไม่กี่นาที การจับข้อผิดพลาดเดียวกันหลังจากหน่วยงานเปิดไฟล์แล้ว จะทำให้เสียรอบการทบทวนทั้งหมดอีกครั้ง

สร้างแพ็กเกจในรูปแบบที่หน่วยงานยอมรับ พร้อมโครงสร้างไฟล์ที่สอดคล้องกันและดัชนีหน้าปก เพื่อให้ผู้ตรวจสอบสามารถค้นหารายการทั้งหมดได้โดยไม่ต้องสอบถาม

เหตุผล: แพ็กเกจที่สะอาดและมีดัชนีจะอ่านได้ว่าเป็นการยื่นที่มีความสามารถก่อนที่ผู้ตรวจสอบจะเปิดแบบใดแบบหนึ่ง กองไฟล์ที่กระจัดกระจายจะเชิญชวนให้เกิดการตรวจสอบที่ทำให้ทุกอย่างล่าช้า

ส่งแพ็กเกจไปยังหน่วยงานและติดตามสถานะ ความคิดเห็นของผู้ตรวจสอบ และวันที่ตัดสินใจในที่เดียว แทนที่จะเป็นเธรดอีเมลแยกต่างหาก

เหตุผล: การยื่นที่อยู่ในกล่องจดหมายของใครบางคนเท่านั้น คือการยื่นที่ทีมที่เหลือไม่สามารถวางแผนได้ การติดตามเทียบกับบันทึกจะทำให้โปรแกรมมีความซื่อสัตย์เกี่ยวกับเวลาที่การอนุมัติจะมาถึงจริง