أعدّ Preisspiegel ورسِّ العطاء

أنشئ حزمة المناقصة مباشرة من جدول الكميات: اختر البنود التي تشكل التخصص (Gewerk) الواحد الذي تشتريه، سمِّ النطاق، وحدد المواعيد التي يجب أن يلتزم بها العمل. تبدأ الحزمة كمسودة Vergabepaket ما زال بالإمكان تعديلها.

لماذا: يجب على كل مقاول من الباطن تسعير نفس البنود بنفس الكميات. الحزمة المقتطعة من جدول الكميات هي ما يضمن ذلك؛ أما ثلاث نسخ يدوية من جدول بيانات فهي ما يجعل إعداد Preisspiegel مستحيلا بعد أسبوعين.

راجع سجل المقاولين من الباطن ورشّح الشركات لهذا التخصص (Gewerk): التخصص الصحيح، طاقة متاحة في المدة المطلوبة، مراجع يمكنك الاتصال بها فعلا، وشهادة إعفاء ضريبي (Freistellungsbescheinigung) سارية في الملف.

لماذا: استفسار الجميع يهدر وقتهم ووقتك، واستفسار الشركة الخاطئة يكلف أكثر من ذلك. غياب شهادة الإعفاء الضريبي يتحول إلى خصم ضريبة الاستقطاع الإنشائي (Bauabzugsteuer) يجب عليك التعامل معه، وقانون الحد الأدنى للأجور (MiLoG) يجعلك مسؤولا عن الأجور التي يدفعها مقاولك من الباطن. مكان هذا هو مرحلة القائمة المختصرة، لا أسبوع الترسية.

أصدر الحزمة للقائمة المختصرة بأكملها دفعة واحدة، بنفس قائمة البنود ونفس المواعيد ونفس الشروط. أجب عما يصل كملحق يصل إلى كل مقدم عرض، ثم دع الحزمة تجمع Angebote (العروض) عند وصولها.

لماذا: بمجرد أن يسعّر مقاول من الباطن نطاقا لم يره الآخرون قط، تموت المقارنة ولا يعيدها أي قدر من التسوية. الإصدار مرة واحدة والتوضيح للجميع في آن واحد هو ما يبقي كل الأعمدة تجيب على نفس السؤال.

افتح مصفوفة التسوية واعمل خلالها بندا ببند: البنود التي تركها مقاول من الباطن دون تسعير، تلك المستثناة في خطاب التغطية (Anschreiben)، بنود الاحتياج (Bedarfspositionen) التي عالجتها كل شركة بطريقة مختلفة، والحساب الذي لا يعطي فيه سعر الوحدة مضروبا في الكمية الإجمالي المكتوب. ضع الخصم (Nachlass) وخصم السداد المبكر (Skonto) في مكانهما الصحيح، وسعّر الثغرات بأسعارك الخاصة.

لماذا: هذا هو العمل الذي لا ينجزه جدول البيانات أبدا من تلقاء نفسه. إلى أن تُسعَّر البنود الناقصة، يبقى العمود الأدنى ملكا لمن قرأ جدول الكميات بأقل عناية، وستواجه الفرق مجددا كـNachtrag بمجرد دخول التخصص إلى الموقع.

رتّب العروض المسوّاة كـPreisspiegel، عمود لكل مقاول من الباطن وصف لكل بند، ثم اقرأ الصفوف نزولا لا مجرد السطر الإجمالي في الأسفل: أين تقف شركة أقل بكثير من الجميع في بند واحد، أين يكون التفاوت ضيقا، أين ينفرد أحدهم بالصدارة. زِن التوصية التي تقدمها الحزمة والتحذير الذي تطلقه حين يقع عرض منخفض دون الوسيط بكثير.

لماذا: السطر الإجمالي يخبرك كم ستتقاضى الشركة. الصفوف تخبرك إن كانت قد فهمت العمل. بند مسعّر بثلث سعر الجميع ليس خصما، بل سوء فهم سيظهر لاحقا كـNachtrag يحمل اسمك.

رسِّ العطاء بناء على Wertung كاملا لا على أقل رقم: السعر المسوّى، الطاقة المتاحة في مواعيدك، المراجع، المؤهلات التي تحققت منها. تكتب الترسية الأسعار المتفق عليها مرة أخرى في جدول الكميات، وتصدر خطاب الترسية للفائز وإشعارات الرفض للباقين، وتُعِدّ مسودة أمر الشراء في وحدة المشتريات. افتحه هناك وتحقق من أنه يحمل النطاق المسوّى لا Angebot الأصلي.

لماذا: الترسية قرار، والأمر التزام. إذا صدر الأمر بناء على Angebot الأصلي، تعود كل ثغرة سعّرتها للتو مباشرة كـNachtrag وتكون قد دفعت ثمن عمل التسوية مرتين.

احفظ محضر الترسية (Vergabevermerk): Preisspiegel كما كان في يوم القرار، التعديلات التي أجريتها وسبب كل منها، المعايير التي وازنت بينها، وسبب ذهاب الحزمة إلى تلك الجهة.

لماذا: بعد ستة أشهر، لن يسألك أحد كم دفعت. سيسألونك لماذا حصل المقاول الأغلى على العمل. مستند واحد قصير كُتب في اليوم نفسه يجيب شريكا أو مدققا أو مقدم عرض خاسر دون أن يعتمد أحد على الذاكرة.