Construa um Preisspiegel e adjudique

Crie o pacote de consulta diretamente a partir do LV: escolha os artigos que compõem o Gewerk que vai contratar, nomeie o âmbito, e defina as datas em que o trabalho tem de decorrer. O pacote começa como um rascunho que ainda pode alterar.

Por quê: Todo o NU tem de orçar os mesmos artigos com as mesmas quantidades. Um pacote recortado do LV é o que garante isso; três extratos feitos à mão em folhas de cálculo são o que torna um Preisspiegel impossível duas semanas depois.

Percorra o registo de NU e forme a lista restrita de empresas para este Gewerk: a especialidade certa, capacidade livre na sua janela, referências que consiga realmente contactar, e uma Freistellungsbescheinigung válida no processo.

Por quê: Consultar todos perde o tempo deles e o seu, e consultar a empresa errada custa ainda mais. Uma Freistellungsbescheinigung em falta transforma-se numa retenção de Bauabzugsteuer que tem de gerir, e o MiLoG torna-o responsável pelos salários que o seu NU paga. Isso pertence à lista restrita, não à semana da adjudicação.

Envie o pacote a toda a lista restrita ao mesmo tempo, com a mesma lista de artigos, as mesmas datas e as mesmas condições. Responda ao que chegar com uma adenda que alcance todos os proponentes, e deixe o pacote recolher os Angebote à medida que chegam.

Por quê: No momento em que um NU orça um âmbito que os outros nunca viram, a comparação morre e nenhum nivelamento a traz de volta. Enviar uma só vez e esclarecer a todos ao mesmo tempo é o que mantém todas as colunas a responder à mesma pergunta.

Abra a matriz de nivelamento e percorra-a linha a linha: os artigos que um NU deixou sem preço, os excluídos no Anschreiben, as Bedarfspositionen que cada empresa tratou de forma diferente, e a aritmética onde preço unitário vezes quantidade não dá o total que escreveram. Ponha o Nachlass e o Skonto onde pertencem, e orce as falhas ao seu próprio preço.

Por quê: Este é o trabalho que a folha de cálculo nunca faz. Até os artigos em falta serem reorçados, a coluna mais baixa pertence a quem leu o LV com menos cuidado, e volta a encontrar a diferença como um Nachtrag assim que a especialidade está em obra.

Apresente as propostas niveladas como um Preisspiegel, NU por coluna e artigo por linha, e leia as linhas em vez do total no fundo: onde uma empresa fica muito abaixo de todas num único artigo, onde a dispersão é apertada, onde alguém está sozinho no topo. Pese a recomendação que o pacote oferece e o alerta que levanta quando uma proposta baixa fica muito abaixo da mediana.

Por quê: Um total no fundo diz-lhe o que uma empresa vai cobrar. As linhas dizem-lhe se perceberam o trabalho. Um artigo orçado a um terço de todos os outros não é um desconto, é uma leitura errada que aparece mais tarde como um Nachtrag com o seu nome.

Adjudique pela Wertung toda e não pelo número mais baixo: o preço nivelado, a capacidade para as suas datas, as referências, as credenciais que verificou. A adjudicação escreve os preços acordados de volta no LV, dá-lhe a carta de adjudicação para o vencedor e o aviso de rejeição para os restantes, e redige a encomenda em Compras. Abra-a lá e verifique se leva o âmbito nivelado e não o Angebot bruto.

Por quê: A adjudicação é uma decisão; a encomenda é o compromisso. Se a encomenda sair sobre o Angebot original, cada falha que acabou de orçar volta diretamente como um Nachtrag e pagou o trabalho de nivelamento duas vezes.

Arquive o Vergabevermerk: o Preisspiegel tal como estava nesse dia, os ajustes que fez e para que serviu cada um, os critérios que pesou, e o motivo pelo qual o pacote foi parar onde foi.

Por quê: Seis meses depois, ninguém pergunta quanto pagou. Perguntam por que razão o NU mais caro ficou com o trabalho. Um documento breve escrito nesse mesmo dia responde a um sócio, a um auditor ou a um proponente perdedor sem que ninguém tenha de se lembrar.