编制 Preisspiegel 报价比较表并定标

直接从清单创建招标包:选出构成你要采购的这一个专业(Gewerk)的项目,写明范围,设定工程必须遵守的日期。招标包(Vergabepaket)一开始是草稿,还可以修改。

原因: 每一家分包商都必须按相同的项目和相同的工程量报价。从清单切出的招标包能保证这一点;三份手工做的电子表格摘录,两周后就会让 Preisspiegel 变得不可能。

在分包商名录中逐一核查,为这个专业(Gewerk)选出候选名单:专业对口、档期内有产能、可以真正打电话核实的业绩,以及档案里有效的免税证明(Freistellungsbescheinigung)。

原因: 见谁都询价是在浪费大家的时间,问错公司代价更大。缺失的免税证明会变成你必须处理的建筑预扣税(Bauabzugsteuer)扣款,而最低工资法(MiLoG)会让你对分包商支付的工资负有责任。这些该在候选名单阶段解决,而不是留到定标那一周。

把招标包一次性发给整个候选名单,给出相同的项目清单、相同的日期、相同的条款。把收到的问题以补遗形式回复给每一个投标人,然后让招标包按到达顺序收集各家的 Angebot(报价)。

原因: 一旦某家分包商报出的范围是其他人从未见过的,比价就作废了,再怎么拉平也救不回来。一次性发出、统一向所有人澄清,才能让所有栏目回答的是同一个问题。

打开拉平矩阵逐行核对:某分包商漏报了哪些项目、哪些在附函(Anschreiben)中被排除、每家公司对暂列项目(Bedarfspositionen)的处理方式各不相同的地方,以及单价乘以工程量对不上总价的地方。把折扣(Nachlass)和提前付款折扣(Skonto)放回它们该在的位置,并按你自己的单价把缺口补上。

原因: 这正是电子表格永远不会自动完成的工作。在缺失的项目被补齐报价之前,报价最低的那一栏只属于读清单最不仔细的那家公司,等这个专业进场之后,你还会以 Nachtrag 的形式再次遇到这笔差额。

把拉平后的报价排成 Preisspiegel,按分包商分列、按项目分行,然后按行往下读,而不只是看最底下那一行总价:哪家公司在某个项目上远低于所有人、哪里的差距很小、哪里有人独自领先。权衡系统给出的建议,以及某个低报价明显低于中位数时发出的警示。

原因: 总价那一行告诉你这家公司会收多少钱。逐行的数据告诉你他们是否真的理解了这项工作。某个项目的报价只有别人的三分之一,不是优惠,而是一次误读,日后会以印着你名字的 Nachtrag 重新出现。

按整体评标(Wertung)定标,而不是按最低报价:拉平后的价格、你所需日期内的产能、业绩、已核查的资质。定标会把商定的单价写回清单,给中标方生成中标函,给其余各方生成拒标通知,并在采购模块中生成订单草稿。打开它,确认它承载的是拉平后的范围,而不是原始的 Angebot。

原因: 定标是一个决定,订单才是承诺。如果订单是按原始 Angebot 生成的,你刚补齐报价的每一个缺口都会立刻以 Nachtrag 的形式回来,拉平这项工作等于白做了一遍,还要再付一次钱。

存档定标记录(Vergabevermerk):定标当天的 Preisspiegel、你做出的调整及每一项调整的原因、权衡过的标准,以及招标包最终花落谁家的理由。

原因: 六个月后,没有人会问你花了多少钱,他们会问为什么更贵的分包商拿到了这份工作。当天写下的一份简短文件,就能在无需任何人凭记忆回答的情况下,答复合伙人、审计师或落标的投标人。