Preisspiegel erstellen und Auftrag vergeben

Erstellen Sie das Vergabepaket direkt aus dem LV: Wählen Sie die Positionen aus, die das eine Gewerk ausmachen, das Sie einkaufen, benennen Sie den Leistungsumfang und legen Sie die Ausführungsfristen fest. Das Paket startet als Entwurf, den Sie noch ändern können.

Warum: Jeder Nachunternehmer muss dieselben Positionen mit denselben Mengen bepreisen. Ein aus dem LV geschnürtes Paket sorgt genau dafür; drei von Hand gebaute Tabellenauszüge machen einen Preisspiegel zwei Wochen später unmöglich.

Gehen Sie das Nachunternehmer-Verzeichnis durch und stellen Sie die engere Auswahl für dieses Gewerk zusammen: das passende Gewerk, freie Kapazität in Ihrem Zeitfenster, Referenzen, die Sie tatsächlich anrufen können, und eine gültige Freistellungsbescheinigung in der Akte.

Warum: Alle anzufragen verschwendet deren Zeit und Ihre, und den Falschen anzufragen kostet mehr als das. Eine fehlende Freistellungsbescheinigung wird zum Bauabzugsteuer-Einbehalt, den Sie abwickeln müssen, und das MiLoG lässt Sie für die Löhne haften, die Ihr Nachunternehmer zahlt. Das gehört in die Auswahl und nicht in die Woche der Vergabe.

Versenden Sie das Paket in einem Zug an die gesamte engere Auswahl, mit demselben Positionsverzeichnis, denselben Fristen und denselben Bedingungen. Beantworten Sie Rückfragen über einen Nachtrag zur Ausschreibung, der jeden Bieter erreicht, und lassen Sie das Paket die Angebote sammeln, sobald sie eingehen.

Warum: In dem Moment, in dem ein Nachunternehmer einen Leistungsumfang bepreist, den die anderen nie gesehen haben, ist der Vergleich tot, und keine noch so sorgfältige Angleichung holt ihn zurück. Einmal versenden und für alle zugleich aufklären hält jede Spalte bei derselben Frage.

Öffnen Sie die Angebotsangleichung und arbeiten Sie die Matrix Zeile für Zeile durch: die Positionen, die ein Nachunternehmer nicht bepreist hat, die im Anschreiben ausgeschlossenen Leistungen, die Bedarfspositionen, die jeder Betrieb anders behandelt hat, und die Rechenfehler, bei denen Einheitspreis mal Menge nicht die ausgewiesene Gesamtsumme ergibt. Ordnen Sie Nachlass und Skonto dort ein, wo sie hingehören, und bepreisen Sie die Lücken mit Ihrem eigenen Ansatz.

Warum: Das ist die Arbeit, die die Tabelle nie leistet. Solange die fehlenden Positionen nicht eingerechnet sind, gehört die niedrigste Spalte demjenigen, der das LV am flüchtigsten gelesen hat, und Sie treffen die Differenz als Nachtrag wieder, sobald das Gewerk auf der Baustelle steht.

Stellen Sie die angeglichenen Angebote als Preisspiegel auf, Nachunternehmer je Spalte und Position je Zeile, und lesen Sie dann die Zeilen entlang statt nur die Endsumme: wo ein Betrieb bei einer einzelnen Position weit unter allen anderen liegt, wo die Spanne eng ist, wo einer allein oben steht. Wägen Sie die Vergabeempfehlung ab und die Warnung, die sie ausgibt, wenn ein niedriges Angebot deutlich unter dem Median liegt.

Warum: Eine Endsumme sagt Ihnen, was ein Betrieb verlangt. Die Zeilen sagen Ihnen, ob er die Aufgabe verstanden hat. Eine Position zu einem Drittel des Preises aller anderen ist kein Nachlass, sondern ein Missverständnis, das später als Nachtrag auf Ihren Namen zurückkommt.

Vergeben Sie nach der gesamten Wertung und nicht nach der kleinsten Zahl: angeglichener Preis, Kapazität für Ihre Fristen, Referenzen, die geprüften Nachweise. Die Vergabe schreibt die vereinbarten Preise in das LV zurück, liefert Ihnen das Vergabeschreiben für den Gewinner und das Ablehnungsschreiben für die übrigen und legt den Auftrag in der Beschaffung an. Öffnen Sie ihn dort und prüfen Sie, dass er den angeglichenen Leistungsumfang trägt und nicht das rohe Angebot.

Warum: Die Vergabe ist eine Entscheidung, der Auftrag ist die Bindung. Geht der Auftrag mit dem ursprünglichen Angebot hinaus, kommt jede Lücke, die Sie gerade eingerechnet haben, als Nachtrag zurück, und Sie haben die Angleichung zweimal bezahlt.

Legen Sie den Vergabevermerk ab: den Preisspiegel im Stand des Vergabetages, die Anpassungen, die Sie vorgenommen haben, und wofür jede einzelne stand, die Kriterien, die Sie gewichtet haben, und den Grund, warum das Paket dorthin gegangen ist, wo es hingegangen ist.

Warum: Nach einem halben Jahr fragt niemand, was Sie bezahlt haben. Gefragt wird, warum der teurere Nachunternehmer den Auftrag bekommen hat. Ein kurzes, am selben Tag geschriebenes Dokument beantwortet das dem Gesellschafter, dem Prüfer oder dem unterlegenen Bieter, ohne dass sich jemand erinnern muss.