Постройте Preisspiegel и присудите договор

Создайте тендерный пакет прямо из ведомости: выберите позиции, составляющие один Gewerk, который вы закупаете, назовите объём работ и задайте сроки, которым эта работа должна соответствовать. Пакет начинается как черновик Vergabepaket, который ещё можно изменить.

Зачем: Каждый NU должен оценить одни и те же позиции с одними и теми же количествами. Пакет, вырезанный из ведомости, - это то, что делает это правдой; три сделанных вручную выгрузки в таблицу - это то, что делает Preisspiegel невозможным через две недели.

Пройдите по реестру NU и отберите фирмы для этого Gewerk: нужная специализация, свободные мощности в ваши сроки, референсы, по которым реально можно позвонить, и действующая справка об освобождении от удержания налога (Freistellungsbescheinigung) в деле.

Зачем: Спрашивать всех подряд тратит их время и ваше, а спрашивать не ту фирму обходится ещё дороже. Отсутствующая Freistellungsbescheinigung превращается в удержание строительного налога (Bauabzugsteuer), которое придётся администрировать вам, а MiLoG делает вас ответственным за зарплату, которую платит ваш NU. Это место для короткого списка, а не для недели присуждения договора.

Выпустите пакет сразу на весь короткий список: с тем же перечнем позиций, теми же датами и теми же условиями. Отвечайте на поступающие вопросы дополнением, которое доходит до каждого участника, и дайте пакету собирать Angebote по мере их поступления.

Зачем: В тот момент, когда один NU оценивает объём, которого другие не видели, сравнение умирает, и никакое выравнивание его не вернёт. Единовременная рассылка и одновременные разъяснения для всех - вот что заставляет все колонки отвечать на один и тот же вопрос.

Откройте матрицу выравнивания и пройдите её построчно: позиции, которые NU оставил без цены, позиции, исключённые в сопроводительном письме (Anschreiben), позиционные статьи по потребности (Bedarfspositionen), которые каждая фирма обработала по-своему, и арифметику, где цена за единицу, умноженная на количество, не даёт написанный итог. Разнесите скидку (Nachlass) и скидку за раннюю оплату (Skonto) по своим местам и оцените пробелы по своей расценке.

Зачем: Это та работа, которую таблица никогда не делает сама. Пока недостающие позиции не оценены обратно, самая низкая колонка принадлежит тому, кто прочитал ведомость наименее внимательно, и вы снова встретитесь с этой разницей как с Nachtrag, когда специализация уже будет на объекте.

Разложите выровненные предложения как Preisspiegel: NU по колонкам, позиции по строкам, - и читайте по строкам, а не только итоговую строку внизу: где одна фирма стоит намного ниже всех по одной позиции, где разброс небольшой, где кто-то один стоит особняком наверху. Взвесьте рекомендацию, которую даёт пакет, и предупреждение, которое он выдаёт, когда низкое предложение оказывается заметно ниже медианы.

Зачем: Итоговая строка говорит, сколько фирма возьмёт денег. Строки говорят, поняла ли она объём работы. Позиция, оценённая в треть от всех остальных, - это не скидка, это неверное прочтение, которое позже всплывёт как Nachtrag с вашим именем на нём.

Присуждайте по всей совокупности критериев оценки (Wertung), а не по наименьшей цифре: выровненная цена, свободные мощности на ваши сроки, референсы, проверенные документы. Присуждение записывает согласованные расценки обратно в ведомость, выдаёт письмо о присуждении победителю и уведомления об отказе остальным и формирует черновик заказа в модуле закупок. Откройте его там и проверьте, что он несёт выровненный объём, а не исходный Angebot.

Зачем: Присуждение - это решение, заказ - это обязательство. Если заказ уходит по исходному Angebot, каждый пробел, который вы только что доценили, немедленно возвращается как Nachtrag, и вы платите за работу по выравниванию дважды.

Оформите протокол присуждения (Vergabevermerk): Preisspiegel в том виде, в каком он был в день решения, внесённые корректировки и их причину, взвешенные критерии и причину, по которой пакет достался именно этой фирме.

Зачем: Через полгода никто не спросит, сколько вы заплатили. Спросят, почему работу получил более дорогой NU. Один короткий документ, написанный в день решения, отвечает партнёру, аудитору или проигравшему участнику без того, чтобы кто-то полагался на память.