Закупка материалов по смете

Откройте смету и отметьте позиции, материалы по которым вы готовы заказать. Их объёмы напрямую переносятся в заявку на закупку, поэтому вы покупаете то, что было оценено, а не по свежей прикидке.

Зачем: Заказ по смете держит каждую закупку привязанной к бюджету. Любое расхождение между оценённым и закупленным становится видно сразу, а не через месяцы при итоговом расчёте.

В разделе Закупки оформите заявку по этим позициям и направьте её на утверждение. Она фиксирует, что нужно, в каком объёме и к какому сроку это должно быть на площадке.

Зачем: Заявка на закупку - контролируемый этап между потребностью площадки и обязательством по расходам. Она даёт закупщику и утверждающему единый документ для проверки, чтобы ничего не заказывалось по устному указанию.

Преобразуйте утверждённую заявку в заказ на закупку, выберите поставщика и цену по его каталогу, и оформите заказ. Заказ содержит позиции, согласованные цены и дату поставки.

Зачем: Заказ на закупку - это юридическое обязательство, а не список пожеланий. Оформление его из заявки сохраняет согласованность объёмов и цен на всём пути от сметы до расходования средств, без тихих правок по пути.

Когда приезжает машина, оприходуйте то, что физически прибыло, по заказу. Недогруз и перегруз отмечаются сразу же, чтобы счёт можно было сверить с фактически полученным товаром.

Зачем: Приёмка связывает воедино заказанное, доставленное и выставленное к оплате. Это проверка, которая гарантирует оплату только за то, что реально прибыло на площадку, и выявляет неправильную или неполную поставку до того, как её оплатит бухгалтерия.