Mua sắm vật tư từ dự toán khối lượng (BOQ)

Mở bảng dự toán và đánh dấu các hạng mục có vật tư bạn sẵn sàng đặt hàng. Khối lượng của chúng chuyển thẳng vào phiếu đề nghị mua hàng, để bạn mua đúng thứ đã được định giá thay vì một con số ước lượng mới.

Tại sao: Đặt hàng dựa trên dự toán giữ mọi khoản mua sắm gắn chặt với ngân sách. Bất kỳ sự chênh lệch nào giữa những gì đã định giá và những gì được mua đều thể hiện ngay khi nó xảy ra, chứ không phải nhiều tháng sau tại quyết toán cuối cùng.

Trong phân hệ Mua sắm, lập phiếu đề nghị mua hàng từ các hạng mục đó và chuyển đi phê duyệt. Phiếu ghi nhận cái gì cần, số lượng bao nhiêu và khi nào phải có mặt tại công trường.

Tại sao: Phiếu đề nghị mua hàng là bước kiểm soát giữa nhu cầu tại công trường và chi tiêu cam kết. Nó cho người mua hàng và người phê duyệt một tài liệu duy nhất để kiểm tra, để không có gì được đặt hàng chỉ bằng lời nói.

Chuyển phiếu đề nghị mua hàng đã phê duyệt thành đơn đặt hàng, chọn nhà cung cấp và giá theo bảng giá của họ, và phát hành đơn hàng. Đơn hàng mang theo các dòng, mức giá đã thống nhất và ngày giao hàng.

Tại sao: Đơn đặt hàng là một cam kết pháp lý, không phải một danh sách mong muốn. Lập đơn hàng từ phiếu đề nghị mua giữ cho khối lượng và giá cả nhất quán suốt từ dự toán đến chi tiêu, không có chỉnh sửa âm thầm ở giữa.

Khi xe tải đến, ghi nhận những gì thực tế nhận được đối chiếu với đơn hàng. Hàng thiếu và hàng giao thừa được gắn cờ ngay lập tức để hóa đơn có thể được kiểm tra đối chiếu với hàng thực sự nhận được.

Tại sao: Việc nhận hàng nối liền các điểm giữa đặt hàng, giao hàng và hóa đơn. Đây là bước kiểm tra đảm bảo bạn chỉ trả tiền cho những gì đã đến công trường và phát hiện hàng sai hoặc thiếu trước khi tài chính thanh toán.