Acheter les matériaux à partir du bordereau

Ouvrez le bordereau et cochez les postes dont les matériaux sont prêts à être commandés. Leurs quantités passent directement dans la demande d'achat, de sorte que vous achetez ce qui a été chiffré et non un chiffre estimé au dernier moment.

Pourquoi: Commander à partir de l'estimation garde chaque achat aligné sur le budget. Tout écart entre ce qui a été chiffré et ce qui est acheté apparaît dès qu'il survient, pas des mois plus tard au décompte final.

Dans Achats, établissez une demande d'achat à partir de ces postes et faites-la approuver. Elle indique ce qui est nécessaire, en quelle quantité et à quelle date cela doit être sur le chantier.

Pourquoi: La demande d'achat est l'étape contrôlée entre un besoin de chantier et une dépense engagée. Elle donne à l'acheteur et à l'approbateur un document unique à vérifier, afin que rien ne soit commandé sur simple accord verbal.

Convertissez la demande d'achat approuvée en bon de commande, choisissez le fournisseur et son prix catalogue, et diffusez-le. La commande porte les lignes, les prix convenus et la date de livraison.

Pourquoi: Un bon de commande est un engagement juridique, pas une liste de souhaits. L'établir à partir de la demande d'achat garde les quantités et les prix cohérents depuis l'estimation jusqu'à la dépense, sans modification silencieuse en cours de route.

À l'arrivée du camion, saisissez ce qui est physiquement livré par rapport à la commande. Les chargements incomplets et les livraisons en excès sont signalés immédiatement afin que la facture puisse être vérifiée par rapport aux marchandises réellement reçues.

Pourquoi: La réception fait le lien entre commandé, livré et facturé. C'est le contrôle qui garantit que vous ne payez que ce qui est arrivé sur le chantier et qui permet de repérer une livraison erronée ou incomplète avant que la comptabilité ne la règle.