Προμήθεια υλικών από το BOQ

Ανοίξτε τον πίνακα και επιλέξτε τις θέσεις των υλικών που είστε έτοιμοι να παραγγείλετε. Οι ποσότητές τους περνούν απευθείας στο αίτημα προμήθειας, ώστε να αγοράζετε αυτό που τιμολογήθηκε και όχι ένα νέο πρόχειρο νούμερο.

Γιατί: Η παραγγελία με βάση την εκτίμηση κρατά κάθε αγορά καρφωμένη στον προϋπολογισμό. Κάθε απόκλιση ανάμεσα σε αυτό που τιμολογήθηκε και αυτό που αγοράστηκε φαίνεται τη στιγμή που συμβαίνει, όχι μήνες αργότερα στον τελικό λογαριασμό.

Στις Προμήθειες, εκδώστε αίτημα από αυτές τις θέσεις και δρομολογήστε το για έγκριση. Καταγράφει τι χρειάζεται, σε ποια ποσότητα και μέχρι πότε πρέπει να είναι στο εργοτάξιο.

Γιατί: Το αίτημα προμήθειας είναι το ελεγχόμενο βήμα ανάμεσα σε μια ανάγκη εργοταξίου και δεσμευμένη δαπάνη. Δίνει στον αγοραστή και στον εγκρίνοντα ένα ενιαίο έγγραφο να ελέγξουν, ώστε τίποτα να μην παραγγέλνεται με προφορική συνεννόηση.

Μετατρέψτε το εγκεκριμένο αίτημα προμήθειας σε παραγγελία αγοράς, επιλέξτε τον προμηθευτή και την τιμή καταλόγου του, και εκδώστε την. Η παραγγελία φέρει τις γραμμές, τις συμφωνημένες τιμές και την ημερομηνία παράδοσης.

Γιατί: Μια παραγγελία αγοράς είναι νομική δέσμευση, όχι λίστα επιθυμιών. Η έκδοσή της από το αίτημα προμήθειας κρατά ποσότητες και τιμές συνεπείς σε όλη τη διαδρομή από την εκτίμηση μέχρι τη δαπάνη, χωρίς σιωπηλές τροποποιήσεις στη μέση.

Όταν φτάσει το φορτηγό, καταχωρίστε τι πραγματικά παραδόθηκε έναντι της παραγγελίας. Ελλιπή φορτία και υπερβάλλουσες παραδόσεις επισημαίνονται αμέσως ώστε το τιμολόγιο να ελεγχθεί έναντι όσων πράγματι παραλήφθηκαν.

Γιατί: Η παραλαβή συνδέει τα σημεία ανάμεσα σε παραγγελθέν, παραδοθέν και τιμολογημένο. Είναι ο έλεγχος που εξασφαλίζει ότι πληρώνετε για ό,τι πράγματι έφτασε στο εργοτάξιο και εντοπίζει τη λάθος ή ελλιπή παράδοση πριν την εξοφλήσει η λογιστική.