Köp material från mängdförteckningen

Öppna förteckningen och kryssa i posterna vars material du är redo att beställa. Deras mängder flödar direkt in i rekvisitionen, så du köper det som prissattes snarare än en ny siffra räknad på baksidan av ett kuvert.

Varför: Att beställa utifrån kalkylen håller varje inköp fäst vid budgeten. All avvikelse mellan det som prissattes och det som köps in syns i stunden den sker, inte månader senare vid slutuppgörelsen.

Skapa i Inköp en rekvisition från de posterna och skicka den för godkännande. Den fångar vad som behövs, i vilken mängd och när det måste finnas på byggarbetsplatsen.

Varför: Rekvisitionen är det kontrollerade steget mellan ett behov på byggarbetsplatsen och en bindande utgift. Den ger inköparen och godkännaren ett enda dokument att kontrollera, så att inget beställs på ett muntligt godkännande.

Omvandla den godkända rekvisitionen till en inköpsorder, välj leverantör och deras katalogpris, och skicka den. Ordern innehåller raderna, de överenskomna priserna och leveransdatumet.

Varför: En inköpsorder är ett juridiskt åtagande, inte en önskelista. Att skapa den från rekvisitionen håller mängder och priser konsekventa hela vägen från kalkyl till utgift, utan tysta ändringar på vägen.

När lastbilen anländer, bokför det som fysiskt kom in mot ordern. Kortleveranser och överleveranser flaggas direkt så att fakturan kan kontrolleras mot det gods som faktiskt mottagits.

Varför: Mottagning knyter ihop det beställda, det levererade och det fakturerade. Det är kontrollen som säkerställer att du betalar för det som anlände till byggarbetsplatsen och fångar en felaktig eller kort leverans innan ekonomiavdelningen reglerar den.