Utfärda en inköps- och leveransplan

Gruppera den prissatta mängdförteckningen i de paket du faktiskt kommer köpa in, ett per yrke eller leveransvara, så att varje rad i inköpsplanen motsvarar en verklig order snarare än en lös samling poster.

Varför: En inköpsplan byggd direkt utifrån mängdförteckningen bär rätt mängder och värde från början, så att inget tyst faller mellan två paket och köps in av ingen.

Sätt tillverknings- och leveranstiden för varje paket, och räkna sedan bakåt från det datum i tidplanen materialet behövs på plats för att fastställa det senaste datum ordern måste läggas.

Varför: De flesta sena material köps inte in sent av misstag, de köps in i tid mot fel datum. Att räkna bakåt från tidplanen är det som omvandlar en önskelista till en plan med verkliga deadlines.

Skicka ut paketen med tidigast beställningsdatum för förfrågan först, samla in offerter, och fastställ ett fast pris och leverantör för varje ett, så att inköpsplanen bär ett förbundet tal, inte en gissning.

Varför: Att prissätta i ordning efter brådska innebär att långa leveranstider avgörs medan det fortfarande finns tid att förhandla, istället för att forceras fram till vilket pris som helst veckan de behövs.

Tilldela varje paket till dess valda leverantör eller underentreprenör och lägg ordern, så att den förbundna kostnaden bokförs och leveransen låses mot det senaste beställningsdatumet i planen.

Varför: Ett överenskommet pris som inte lagts som order är ingen leverans. Att lägga ordern är den punkt där leverantören binds till datumet, och punkten där din förbundna kostnad blir verklig och spårbar.

Läs inköpsplanen som en löpande rapport: vilka paket väntar på förfrågan, är ute för prissättning, beställda eller levererade, och flagga varje order vars senaste datum närmar sig innan den läggs.

Varför: En inköpsplan skyddar bara tidplanen om någon bevakar den varje vecka. Att fånga ett datum som glider tidigt är det som hindrar ett sent paket från att stoppa ett yrke på plats.