صدور یک برنامه تدارکات و خرید

صورت مقادیر قیمت‌گذاری‌شده را به بسته‌هایی که واقعاً خواهید خرید گروه‌بندی کنید، یکی برای هر پیمانکار جزء یا قلم تأمین، تا هر ردیف برنامه خرید به یک سفارش واقعی نگاشت شود، نه یک مجموعه شل از ردیف‌ها.

چرا: برنامه خریدی که مستقیماً از روی صورت مقادیر ساخته شده، مقادیر و ارزش درست را از ابتدا حمل می‌کند، بنابراین چیزی بی‌سروصدا بین دو بسته نمی‌افتد و توسط هیچ‌کس خریداری نمی‌شود.

برای هر بسته زمان تولید و تحویل را تعیین کنید، سپس از تاریخ زمان‌بندی که مصالح در کارگاه نیاز است به عقب برگردید تا آخرین تاریخ لازم برای ثبت سفارش را مشخص کنید.

چرا: بیشتر مصالحی که دیر می‌رسند تصادفاً دیر خریداری نشده‌اند، بلکه به‌موقع اما در برابر تاریخ اشتباه خریداری شده‌اند. برگشتن از زمان‌بندی است که یک فهرست آرزو را به یک برنامه با مهلت‌های واقعی تبدیل می‌کند.

بسته‌هایی که زودترین تاریخ سفارش را دارند ابتدا برای استعلام ارسال کنید، پیشنهادها را جمع‌آوری کنید، و برای هر یک قیمت و تأمین‌کننده قطعی تعیین کنید تا برنامه خرید یک رقم متعهد را حمل کند، نه یک حدس.

چرا: قیمت‌گذاری بر اساس ترتیب فوریت یعنی بسته‌های با زمان تحویل طولانی در حالی نهایی می‌شوند که هنوز فرصت مذاکره هست، به‌جای اینکه هفته‌ای که موردنیازند با هر قیمتی با عجله انجام شوند.

هر بسته را به تأمین‌کننده یا پیمانکار جزء انتخاب‌شده واگذار کنید و سفارش را ثبت کنید، تا هزینه تعهدشده ثبت شود و تحویل در برابر مهلت موردنیاز در برنامه قفل شود.

چرا: قیمتی که توافق شده اما سفارش داده نشده، یک تحویل نیست. ثبت سفارش همان نقطه‌ای است که تأمین‌کننده به تاریخ متعهد می‌شود، و نقطه‌ای است که هزینه تعهدشده شما واقعی و قابل‌ردیابی می‌شود.

برنامه خرید را به‌عنوان یک گزارش زنده بخوانید: کدام بسته‌ها هنوز باید استعلام شوند، در حال قیمت‌گذاری هستند، سفارش داده شده‌اند یا تحویل شده‌اند، و هر سفارشی که آخرین تاریخش نزدیک می‌شود اما هنوز ثبت نشده را علامت بزنید.

چرا: یک برنامه خرید فقط زمانی از زمان‌بندی محافظت می‌کند که کسی هر هفته آن را زیر نظر داشته باشد. شناسایی زودهنگام یک تاریخ سفارش در حال عقب‌افتادن است که مانع می‌شود یک بسته دیر رسیده، یک پیمانکار جزء را در کارگاه متوقف کند.