Geef een inkoop- en bestelschema uit

Groepeer het beprijsde bestek in de pakketten die je daadwerkelijk gaat inkopen, één per vakgebied of leveringspost, zodat elke regel van het inkoopschema overeenkomt met een echte bestelling in plaats van een losse verzameling posten.

Waarom: Een inkoopschema dat rechtstreeks uit het bestek is opgebouwd, draagt vanaf het begin de juiste hoeveelheden en waarde, zodat niets stilletjes tussen twee pakketten valt en door niemand wordt gekocht.

Stel voor elk pakket de fabricage- en leveringstijd vast, en werk vervolgens terug vanaf de datum in de planning waarop het materiaal op de bouwplaats nodig is, om de uiterste besteldatum te bepalen.

Waarom: De meeste te laat geleverde materialen worden niet per ongeluk te laat besteld, ze worden op tijd besteld tegen de verkeerde datum. Terugrekenen vanuit de planning maakt van een wensenlijst een schema met echte deadlines.

Stuur eerst de pakketten met de vroegste besteldata de markt op, verzamel offertes, en leg voor elk pakket een vaste prijs en leverancier vast, zodat het inkoopschema een vastgelegd bedrag draagt, geen gok.

Waarom: Prijzen in volgorde van urgentie betekent dat de pakketten met lange levertijd worden geregeld terwijl er nog tijd is om te onderhandelen, in plaats van gehaast te worden tegen elke prijs in de week dat ze nodig zijn.

Gun elk pakket aan de gekozen leverancier of onderaannemer en plaats de bestelling, zodat de aangegane kosten worden geboekt en de levering wordt vastgelegd tegen de uiterste besteldatum in het schema.

Waarom: Een overeengekomen prijs zonder bestelling is geen levering. Het plaatsen van de bestelling is het moment waarop de leverancier zich aan de datum bindt, en het moment waarop je aangegane kosten reëel en traceerbaar worden.

Lees het inkoopschema als een live rapport: welke pakketten nog moeten worden aangevraagd, in prijs zijn, besteld of geleverd zijn, en markeer elke bestelling waarvan de uiterste datum nadert voordat deze is geplaatst.

Waarom: Een inkoopschema beschermt de planning alleen als iemand het elke week bijhoudt. Een verschuivende besteldatum vroeg opmerken voorkomt dat een te laat pakket een vak op de bouwplaats stillegt.