Koop materiaal in vanuit het bestek

Open het bestek en vink de posten aan waarvan u het materiaal klaar heeft om te bestellen. De hoeveelheden vloeien rechtstreeks door naar de inkoopaanvraag, zodat u koopt wat is geprijsd in plaats van een nieuwe schatting op de achterkant van een bierviltje.

Waarom: Bestellen vanuit de raming houdt elke aankoop gekoppeld aan het budget. Elke afwijking tussen wat is geprijsd en wat wordt gekocht wordt op het moment zelf zichtbaar, niet maanden later bij de eindafrekening.

Dien in Inkoop een aanvraag in vanuit die posten en stuur deze door ter goedkeuring. Deze legt vast wat nodig is, in welke hoeveelheid en tegen welke datum het op de bouwplaats moet zijn.

Waarom: De aanvraag is de gecontroleerde stap tussen een behoefte op de bouwplaats en een vaste uitgave. Deze geeft de inkoper en de goedkeurder één document om te controleren, zodat er niets wordt besteld op basis van een mondelinge toezegging.

Zet de goedgekeurde aanvraag om in een bestelling, kies de leverancier en diens catalogusprijs, en geef deze uit. De bestelling bevat de regels, de overeengekomen prijzen en de leverdatum.

Waarom: Een bestelling is een juridische verbintenis, geen verlanglijstje. Deze opstellen vanuit de aanvraag houdt hoeveelheden en prijzen consistent van raming tot uitgave, zonder stille wijzigingen ertussenin.

Zodra de vrachtwagen aankomt, boek in wat fysiek is aangekomen tegen de bestelling. Ontbrekende ladingen en overleveringen worden meteen gesignaleerd, zodat de factuur kan worden gecontroleerd tegen wat daadwerkelijk is ontvangen.

Waarom: Ontvangst legt de verbinding tussen besteld, geleverd en gefactureerd. Het is de controle die ervoor zorgt dat u betaalt voor wat op de bouwplaats is aangekomen, en die de verkeerde of onvolledige levering opvangt voordat de financiële afdeling betaalt.