Hanki materiaaleja määräluettelosta

Avaa luettelo ja merkitse rivit, joiden materiaalit olet valmis tilaamaan. Niiden määrät siirtyvät suoraan hankintapyyntöön, joten ostat sen mitä hinnoiteltiin eikä uutta, käsin arvioitua lukua.

Miksi: Tilaaminen arviosta pitää jokaisen hankinnan sidottuna budjettiin. Kaikki poikkeama hinnoitellun ja ostetun välillä näkyy heti, ei kuukausia myöhemmin loppuselvityksessä.

Tee Hankinnassa pyyntö näistä riveistä ja ohjaa se hyväksyttäväksi. Se kirjaa mitä tarvitaan, missä määrin ja mihin mennessä sen on oltava työmaalla.

Miksi: Hankintapyyntö on hallittu vaihe työmaan tarpeen ja sitovan kulutuksen välillä. Se antaa ostajalle ja hyväksyjälle yhden tarkistettavan asiakirjan, jotta mitään ei tilata suullisella lupauksella.

Muunna hyväksytty hankintapyyntö ostotilaukseksi, valitse toimittaja ja sen luettelohinta, ja julkaise se. Tilaus sisältää rivit, sovitut hinnat ja toimituspäivän.

Miksi: Ostotilaus on laillinen sitoumus, ei toivelista. Sen laatiminen hankintapyynnöstä pitää määrät ja hinnat johdonmukaisina arviosta kulutukseen ilman hiljaisia muutoksia välillä.

Kun kuorma-auto saapuu, kirjaa vastaanotetuksi se, mikä fyysisesti saapui tilausta vasten. Vajaat kuormat ja ylitoimitukset merkitään heti, jotta lasku voidaan tarkistaa todella vastaanotettua tavaraa vasten.

Miksi: Vastaanotto yhdistää tilatun, toimitetun ja laskutetun. Se on tarkistus, joka varmistaa, että maksat siitä mikä saapui työmaalle ja havaitset väärän tai vajaan toimituksen ennen kuin talous maksaa sen.