BOQ 기반 자재 구매

견적서를 열고 자재를 발주할 준비가 된 항목을 체크한다. 해당 수량이 곧바로 구매 요청서로 전달되므로, 즉흥적으로 다시 산정한 수치가 아니라 가격이 산정된 그대로 구매하게 된다.

이유: 견적서를 기준으로 발주하면 모든 구매가 예산에 고정된다. 가격 산정된 것과 실제 구매되는 것 사이의 괴리는 몇 달 후 최종 정산이 아니라 발생하는 즉시 드러난다.

구매 모듈에서 선택된 항목으로 구매 요청서를 작성해 승인 회람한다. 필요한 것, 필요한 수량, 현장에 도착해야 할 시점을 담는다.

이유: 구매 요청서는 현장 필요와 확정 지출 사이의 통제된 단계다. 구매 담당자와 승인자가 검토할 단일 문서를 제공해, 구두 지시만으로는 아무것도 발주되지 않도록 한다.

승인된 구매 요청서를 구매 발주서로 전환하고, 공급업체와 카탈로그 가격을 선택해 발행한다. 발주서에는 항목, 합의된 가격, 납품 일자가 포함된다.

이유: 구매 발주서는 희망 목록이 아니라 법적 구속력이 있는 약속이다. 요청서에서 발주서를 작성하면 견적부터 실제 지출까지 수량과 가격이 일관되게 유지되며 중간에 조용한 수정이 없다.

화물이 도착하면 실제로 입고된 것을 발주서 대비 기록한다. 부족 납품과 과잉 납품은 즉시 표시되어 인보이스를 실제 입고된 물량 대비 확인할 수 있다.

이유: 입고 처리는 발주, 납품, 청구를 연결하는 고리다. 이는 현장에 도착한 것에 대해서만 대금을 지급하고 잘못되거나 부족한 납품을 재무팀이 정산하기 전에 잡아내는 확인 절차다.