Indkøb materialer ud fra BOQ'en

Åbn tilbudslisten, og sæt flueben ved de poster, hvis materialer du er klar til at bestille. Deres mængder flyder direkte ind i rekvisitionen, så du køber det, der blev prissat, frem for et nyt løst overslag.

Hvorfor: At bestille ud fra overslaget holder hvert køb fastgjort til budgettet. Enhver afvigelse mellem det, der blev prissat, og det, der købes, viser sig i samme øjeblik den sker, ikke måneder senere ved slutopgørelsen.

I Indkøb, opret en rekvisition ud fra de poster, og send den til godkendelse. Den registrerer, hvad der er brug for, i hvilken mængde og hvornår det skal være på pladsen.

Hvorfor: Rekvisitionen er det kontrollerede trin mellem et behov på pladsen og bindende forbrug. Den giver indkøberen og godkenderen ét enkelt dokument at tjekke, så intet bestilles på en mundtlig tilkendegivelse.

Konvertér den godkendte rekvisition til en indkøbsordre, vælg leverandøren og deres katalogpris, og udsend den. Ordren bærer linjerne, de aftalte priser og leveringsdatoen.

Hvorfor: En indkøbsordre er en juridisk forpligtelse, ikke en ønskeseddel. At oprette den ud fra rekvisitionen holder mængder og priser konsistente hele vejen fra overslag til forbrug, uden stilfærdige ændringer undervejs.

Når lastbilen ankommer, bogfør det, der fysisk dukkede op, mod ordren. Manglende og overskydende leverancer markeres med det samme, så fakturaen kan tjekkes op mod de varer, der faktisk er modtaget.

Hvorfor: Modtagelsen binder tråden mellem bestilt, leveret og faktureret. Det er det tjek, der betyder, at du betaler for det, der landede på pladsen, og fanger den forkerte eller mangelfulde levering, før økonomi betaler den.