Sammenlign tilbud og tildel

Hent udbudssagen frem, verificér tilbudsgiverlisten mod hvem der faktisk blev inviteret, og tjek at hvert indkommet tilbud prissætter den samme udsendte prisliste og den samme tegningsrevision.

Hvorfor: Tilbudsgivere, der arbejder ud fra et tidligere tegningssæt eller en beskåret prisliste, konkurrerer ikke om den samme opgave. At fastlægge det fælles grundlag nu er det, der holder hele den efterfølgende sammenligning ærlig.

Stil de indkomne tilbud op kolonne for kolonne, og skub så hvert forbehold, hver undtagelse og hvert afsat beløb tilbage ind i prisen, så linjepriserne kan læses op mod hinanden. Marker hullerne, hvor en tilbudsgiver simpelthen har udeladt omfang.

Hvorfor: Det laveste umiddelbare tal tilhører ofte den, der glemte mest. Når de manglende bygningsarbejder og forudsætningerne om regningsarbejde er lagt tilbage ind, er det reelt skarpeste tilbud som regel et andet.

Skriv indstillingen: den udlignede spredning, dækning mod det fulde omfang, eventuel kommerciel eller tidsplanmæssig risiko, og den tilbudsgiver, du ville vælge, med begrundelsen sat ved siden af tallene.

Hvorfor: En tildeling bliver efterprøvet af en direktør, en revisor eller den tabende tilbudsgiver. Et kort notat, der viser både regnestykket og vurderingen bag valget, lukker den samtale, før den begynder.