Kør et udbud ud fra en BOQ

Åbn den tilbudsliste, du agter at udbyde, og bekræft, at den er fuldt prissat og valideret. Pakken genereres direkte ud fra denne BOQ, så dens poster og mængder er nøjagtig det, tilbudsgiverne vil prissætte.

Hvorfor: Én ren tilbudsliste er de lige vilkår. Når hver virksomhed prissætter samme omfang og samme mængder, er de tilbud, der kommer retur, reelt sammenlignelige i stedet for et gættespil.

I Udbud startes en ny pakke, denne BOQ sættes som kilde, og der lægges en afleveringsfrist på. Pakken bringer de prissatte poster og mængder ud, som virksomhederne kan byde på.

Hvorfor: Pakken er det, der gør en intern kalkulation klar til udsendelse. At bygge den ud fra BOQ'en holder omfang, mængder og dit budgettal syet fast til den kalkulation, du allerede står inde for.

Træk invitationslisten fra dit underentreprenørkartotek eller indtast virksomheder manuelt, og send den så ud. Hver modtager vises som sendt, afventer eller mislykkedes, så ingen invitation forsvinder ubemærket.

Hvorfor: Et bredere felt af kvalificerede tilbudsgivere er det, der skærper prisen. At udsende fra én liste efterlader også et rent spor af, hvem der blev spurgt, og på hvilken dato, hvilket betyder noget, hvis tildelingen nogensinde bliver anfægtet.

Efterhånden som tilbuddene lander, stilles de side om side op mod dit budget. Sammenligningen markerer de høje og lave afvigere post for post, og nivelleringsmatricen normaliserer forbehold, så du sammenligner ens med ens.

Hvorfor: Den laveste bundlinje er ofte den mest risikable, ikke den bedste. At sammenligne enhedspris mod enhedspris afslører den manglende post, indtastningsfejlen og den urimeligt lave pris, før du skriver under på noget.

Vælg det vindende tilbud og tildel det. De aftalte enhedspriser skrives tilbage i BOQ'en, de tabende tilbud lukkes, og en kladde til en indkøbsordre oprettes i Indkøb.

Hvorfor: Tildelingen lukker sløjfen. Din kalkulation opdateres med reelle markedspriser, og indkøbet starter fra levende tal, så ingen taster en tilbudsliste om, og ingen bytter et tal om.