内訳書から入札を実施する

入札にかけようとしている内訳書を開き、完全に積算・検証されていることを確認する。パッケージはこの内訳書から直接生成されるため、その項目と数量が入札者が積算するものそのものになる。

理由: 一つの整った内訳書が公平な条件を作る。すべての業者が同じ範囲、同じ数量を積算すれば、返ってくる見積は当て推量ではなく本当に比較可能なものになる。

Tenderingで新規パッケージを作成し、この内訳書をソースに設定し、提出期限を設定する。パッケージは積算済みの項目と数量を持ち、各社の見積対象として発行される。

理由: パッケージは社内の見積を発行可能な形にするものだ。内訳書から作成することで、範囲、数量、すでに立てている予算数字が見積そのものと結び付いたままになる。

下請業者一覧から招待リストを作成するか、業者を手動で入力し、送信する。各受信者は送信済み・保留中・失敗のいずれかで表示されるため、招待が静かに漏れることがない。

理由: 資格のある入札者の層が広いほど、価格は鋭くなる。単一のリストから発行することで、誰がいつ招待されたかの明確な監査記録も残り、発注が後で問われた場合に重要になる。

見積が届くたびに、予算と並べて比較する。比較表は項目ごとに高値・安値の外れ値にフラグを立て、レベリング表は前提条件の違いを標準化し、同じ条件同士で比較できるようにする。

理由: 最も低い合計金額が、最もリスクの高いものであることが多く、最良とは限らない。単価同士を比較することで、契約前に項目の抜け、入力ミス、採算度外視の価格を洗い出せる。

落札した見積を選び、発注する。合意された単価は内訳書に書き戻され、不成立の入札はクローズされ、Procurementに発注書案が作成される。

理由: 発注は一連の流れを完結させる。見積は実際の市場単価で更新され、調達は生きた数字から始まる。これにより誰も内訳書を再入力せず、誰も数字を転記ミスしない。