BOQから資材を調達する

明細書を開き、発注準備が整った材料の項目にチェックを入れる。その数量がそのまま購入依頼に流れ込むため、勘に頼った新たな数字ではなく、価格付け済みの内容を購入することになる。

理由: 見積から発注することで、すべての購入が予算に固定される。価格付けされた内容と実際に購入される内容にずれがあれば、最終精算の何か月も後ではなく発生した瞬間にわかる。

調達モジュールで、それらの項目から購入依頼を起票し、承認へ回す。必要な内容、必要数量、現場に必要な期日が記録される。

理由: 購入依頼は、現場のニーズと確約された支出の間にある管理されたステップである。購買担当者と承認者が確認できる単一の文書を提供し、口頭の合意だけで発注されることを防ぐ。

承認済みの購入依頼を購入注文書に変換し、サプライヤーとそのカタログ価格を選んで発行する。注文書には各行、合意済み価格、納品日が記載される。

理由: 購入注文書は法的な確約であり、単なる希望リストではない。購入依頼から起票することで、見積から支出までの数量と価格が一貫し、途中での密かな改変がなくなる。

トラックが到着したら、実際に届いた物品を注文書と照合して検収する。数量不足や過剰納品はその場でフラグ付けされ、請求書を実際に受け取った物品と照合できるようにする。

理由: 検収は発注、納品、請求の三点をつなぐ工程である。現場に届いたものに対してのみ支払い、誤納品や数量不足を経理が精算する前に発見できるチェックである。