Kjøp inn materialer fra mengdebeskrivelsen

Åpne beskrivelsen og huk av postene med materialer du er klar til å bestille. Mengdene deres flyter rett inn i rekvisisjonen, slik at du kjøper det som ble priset fremfor et ferskt anslag på baksiden av en konvolutt.

Hvorfor: Å bestille ut fra overslaget holder hvert kjøp forankret i budsjettet. Ethvert avvik mellom det som ble priset og det som kjøpes vises i det øyeblikket det skjer, ikke måneder senere ved sluttoppgjøret.

I Innkjøp, opprett en rekvisisjon fra disse postene og rut den til godkjenning. Den fanger opp hva som trengs, i hvilken mengde og innen når det må være på byggeplassen.

Hvorfor: Rekvisisjonen er det kontrollerte trinnet mellom et behov på byggeplassen og forpliktet forbruk. Den gir innkjøperen og godkjenneren ett dokument å sjekke, slik at ingenting bestilles på en muntlig beskjed.

Konverter den godkjente rekvisisjonen til en innkjøpsordre, velg leverandøren og deres katalogpris, og send den. Ordren inneholder linjene, de avtalte prisene og leveringsdatoen.

Hvorfor: En innkjøpsordre er en juridisk forpliktelse, ikke en ønskeliste. Å opprette den fra rekvisisjonen holder mengder og priser konsistente hele veien fra overslag til forbruk, uten stille endringer underveis.

Når lastebilen ankommer, bok inn det som fysisk kom mot ordren. Underlevering og overlevering flagges umiddelbart slik at fakturaen kan sjekkes mot faktisk mottatte varer.

Hvorfor: Mottak knytter sammen bestilt, levert og fakturert. Det er kontrollen som betyr at du betaler for det som kom på byggeplassen og fanger opp feil eller manglende levering før økonomi gjør opp.