רכישת חומרים מכתב הכמויות

פתחו את הכתב וסמנו את הסעיפים שהחומרים שלהם מוכנים להזמנה. כמויותיהם זורמות ישירות לדרישת הרכש, כך שאתם רוכשים את מה שתומחר ולא מספר חדש שהומצא על הכתף.

למה: הזמנה מהאומדן שומרת כל רכישה נעוצה בתקציב. כל סטייה בין מה שתומחר למה שנרכש מוצגת ברגע שהיא קורה, לא חודשים אחר כך בחשבון הסופי.

במודול הרכש, העלו דרישת רכש מהסעיפים הללו ונתבו אותה לאישור. היא לוכדת מה נדרש, באיזו כמות ועד מתי זה חייב להיות באתר.

למה: דרישת הרכש היא הצעד המבוקר בין צורך באתר להוצאה מחויבת. היא נותנת לרוכש ולמאשר מסמך אחד לבדוק, כך שדבר לא מוזמן על סמך אמירה בעל פה.

המירו את דרישת הרכש המאושרת להזמנת רכש, בחרו את הספק ומחיר הקטלוג שלו, והוציאו אותה. ההזמנה נושאת את השורות, המחירים המוסכמים ותאריך האספקה.

למה: הזמנת רכש היא התחייבות חוקית, לא רשימת משאלות. הוצאתה מתוך דרישת הרכש שומרת כמויות ומחירים עקביים כל הדרך מהאומדן להוצאה, בלי עריכות שקטות בדרך.

כשהמשאית מגיעה, רשמו את מה שפיזית הגיע מול ההזמנה. משלוחים חסרים ועודפי אספקה מסומנים מיד כך שהחשבונית יכולה להיבדק מול הסחורה שבאמת התקבלה.

למה: קבלה מחברת את הנקודות בין הוזמן, סופק וחויב. זו הבדיקה שאומרת שאתם משלמים על מה שנחת באתר ותופסים אספקה שגויה או חסרה לפני שהכספים מסדירים אותה.