BOQ থেকে উপকরণ সংগ্রহ করুন

বিলটি খুলুন এবং যাদের উপকরণ আপনি আদেশ দিতে প্রস্তুত সেই পজিশনগুলো টিক দিন। তাদের পরিমাণ সরাসরি রিকুইজিশনে প্রবাহিত হয়, তাই আপনি দাম নির্ধারিত জিনিস কেনেন, একটি নতুন হাতে-লেখা সংখ্যা নয়।

কেন: এস্টিমেট থেকে আদেশ দেওয়া প্রতিটি ক্রয়কে বাজেটে পিন করে রাখে। দাম নির্ধারিত ও কেনা জিনিসের মধ্যে যেকোনো বিচ্যুতি এটি ঘটার মুহূর্তেই দেখায়, মাস পরে চূড়ান্ত অ্যাকাউন্টে নয়।

প্রকিউরমেন্টে, সেই পজিশনগুলো থেকে একটি রিকুইজিশন উত্থাপন করুন এবং অনুমোদনের জন্য রুট করুন। এটি কী প্রয়োজন, কী পরিমাণে এবং কখন এটি সাইটে থাকতে হবে তা ধরে।

কেন: রিকুইজিশন একটি সাইট প্রয়োজন ও প্রতিশ্রুত ব্যয়ের মধ্যে নিয়ন্ত্রিত ধাপ। এটি ক্রেতা ও অনুমোদনকারীকে চেক করার জন্য একটি একক নথি দেয়, তাই কিছুই একটি মৌখিক অনুমোদনে আদেশ করা হয় না।

অনুমোদিত রিকুইজিশনকে একটি ক্রয় আদেশে রূপান্তর করুন, সরবরাহকারী ও তাদের ক্যাটালগ মূল্য বেছে নিন, এবং এটি ইস্যু করুন। আদেশটি লাইন, সম্মত মূল্য ও ডেলিভারির তারিখ বহন করে।

কেন: একটি ক্রয় আদেশ একটি আইনি প্রতিশ্রুতি, একটি ইচ্ছার তালিকা নয়। রিকুইজিশন থেকে এটি উত্থাপন করা এস্টিমেট থেকে ব্যয় পর্যন্ত পুরোটা পরিমাণ ও মূল্য সামঞ্জস্যপূর্ণ রাখে, মাঝখানে কোনো নীরব সম্পাদনা ছাড়া।

লরি পৌঁছালে, শারীরিকভাবে যা এসেছে তা আদেশের বিপরীতে বুক করুন। কম লোড ও অতিরিক্ত ডেলিভারি সরাসরি চিহ্নিত করা হয় যাতে প্রকৃতপক্ষে প্রাপ্ত পণ্যের বিপরীতে ইনভয়েস চেক করা যায়।

কেন: গ্রহণ করা আদেশকৃত, সরবরাহকৃত ও ইনভয়েসকৃতের মধ্যে বিন্দুগুলো জোড়া দেয়। এটাই সেই চেক যার অর্থ আপনি সাইটে যা এসেছে তার জন্য পরিশোধ করেন এবং ফাইন্যান্স নিষ্পত্তি করার আগে ভুল বা কম ডেলিভারি ধরেন।