Adquirir materiais a partir do mapa de quantidades

Abra o mapa e assinale as posições cujos materiais está pronto para encomendar. As suas quantidades fluem diretamente para a requisição, para que compre o que foi orçamentado em vez de um valor improvisado.

Por quê: Encomendar a partir do orçamento mantém cada compra alinhada ao orçamento. Qualquer desvio entre o que foi orçamentado e o que é comprado aparece no momento em que acontece, não meses depois na conta final.

Em Aprovisionamento, crie uma requisição a partir dessas posições e encaminhe-a para aprovação. Regista o que é necessário, em que quantidade e até quando tem de estar em obra.

Por quê: A requisição é o passo controlado entre uma necessidade de obra e a despesa comprometida. Dá ao comprador e ao aprovador um único documento para verificar, para que nada seja encomendado com base numa palavra verbal.

Converta a requisição aprovada numa ordem de compra, escolha o fornecedor e o preço do seu catálogo, e emita-a. A encomenda transporta as linhas, os preços acordados e a data de entrega.

Por quê: Uma ordem de compra é um compromisso legal, não uma lista de desejos. Emiti-la a partir da requisição mantém quantidades e preços consistentes desde o orçamento até à despesa, sem alterações silenciosas pelo meio.

Quando o camião chegar, registe o que fisicamente chegou face à encomenda. Cargas incompletas e entregas em excesso são assinaladas de imediato para que a fatura possa ser verificada face aos bens efetivamente recebidos.

Por quê: A receção liga os pontos entre encomendado, entregue e faturado. É a verificação que garante que se paga pelo que chegou à obra e apanha a entrega errada ou incompleta antes de a financeira liquidar.