จัดซื้อวัสดุจาก BOQ

เปิดบัญชีปริมาณงานและติ๊กเลือกรายการที่วัสดุพร้อมสั่งซื้อ ปริมาณของรายการเหล่านั้นจะไหลตรงเข้าสู่ใบขอซื้อ เพื่อให้คุณซื้อตามที่ตีราคาไว้จริง ไม่ใช่ตัวเลขคาดคะเนใหม่

เหตุผล: การสั่งซื้อโดยอิงจากประมาณการช่วยให้ทุกการซื้อผูกติดกับงบประมาณ ความคลาดเคลื่อนใดๆ ระหว่างสิ่งที่ตีราคากับสิ่งที่ซื้อจะปรากฏทันที ไม่ใช่หลายเดือนต่อมาในบัญชีสุดท้าย

ในหน้าจัดซื้อ ยื่นใบขอซื้อจากรายการเหล่านั้นและส่งเข้าสู่กระบวนการอนุมัติ ใบขอซื้อจะระบุว่าต้องการอะไร ปริมาณเท่าใด และต้องถึงหน้างานเมื่อใด

เหตุผล: ใบขอซื้อคือขั้นตอนควบคุมระหว่างความต้องการหน้างานกับการใช้จ่ายที่ผูกพันแล้ว ทำให้ผู้ซื้อและผู้อนุมัติมีเอกสารเดียวที่ตรวจสอบได้ ไม่มีการสั่งซื้อด้วยคำพูดปากเปล่า

แปลงใบขอซื้อที่ได้รับอนุมัติเป็นใบสั่งซื้อ เลือกซัพพลายเออร์และราคาตามแคตตาล็อกของพวกเขา แล้วออกใบสั่งซื้อ ใบสั่งซื้อจะระบุรายการ ราคาที่ตกลงกัน และวันที่จัดส่ง

เหตุผล: ใบสั่งซื้อคือข้อผูกพันทางกฎหมาย ไม่ใช่รายการที่อยากได้ การออกใบสั่งซื้อจากใบขอซื้อช่วยให้ปริมาณและราคาสอดคล้องกันตลอดตั้งแต่ประมาณการจนถึงการจ่ายเงิน โดยไม่มีการแก้ไขแอบแฝงระหว่างทาง

เมื่อรถบรรทุกมาถึง ให้บันทึกรับสิ่งที่มาจริงเทียบกับใบสั่งซื้อ สินค้าที่ขาดหรือส่งเกินจะถูกตั้งข้อสังเกตทันที เพื่อให้สามารถตรวจสอบใบแจ้งหนี้เทียบกับสินค้าที่รับจริงได้

เหตุผล: การรับสินค้าคือจุดเชื่อมโยงระหว่างสิ่งที่สั่ง สิ่งที่ส่งมอบ และสิ่งที่แจ้งหนี้ เป็นการตรวจสอบที่ทำให้คุณจ่ายเงินตามสิ่งที่มาถึงหน้างานจริง และจับสินค้าที่ผิดหรือขาดก่อนที่ฝ่ายการเงินจะจ่ายเงิน