השוואת הצעות והחלטת זכייה

פתחו את רשומת המכרז, אמתו את רשימת המציעים מול מי שבאמת הוזמן, ובדקו שכל הצעה מתמחרת את אותו טופס תמחור ואת אותה מהדורת שרטוטים.

למה: מציעים שעובדים מסט שרטוטים ישן או מטופס מקוצץ לא מתחרים על אותה עבודה. נעילת הבסיס המשותף כעת היא מה ששומר על כל ההשוואה בהמשך הגונה.

סדרו את ההצעות בטבלה עמודה מול עמודה, ואז החזירו כל הסתייגות, החרגה וסכום פרוביזיה חזרה למחיר כך שתעריפי השורות נקראים אלה מול אלה. סמנו את הפערים במקום שמציע פשוט השמיט היקף.

למה: המספר הכי נמוך בכותרת שייך לרוב למי ששכח הכי הרבה. ברגע שעבודות הבנאי החסרות והנחות יומן העבודה חוזרות פנימה, ההצעה שבאמת משתלמת היא בדרך כלל אחרת.

כתבו את ההמלצה: הפער המיושר, הכיסוי מול ההיקף המלא, כל סיכון מסחרי או לוחות זמנים, והמציע שהייתם ממנים עם הנימוקים לצד המספרים.

למה: החלטת זכייה תיבדק מחדש על ידי דירקטור, מבקר, או המציע המפסיד. נייר קצר שמראה גם את המתמטיקה וגם את שיקול הדעת מאחורי הבחירה סוגר את השיחה הזו לפני שהיא מתחילה.