Kör en upphandling från en mängdförteckning

Öppna förteckningen du avser upphandla och bekräfta att den är fullt prissatt och validerad. Paketet skapas direkt från denna förteckning, så dess poster och mängder är exakt vad anbudsgivarna kommer prissätta.

Varför: En ren förteckning är en jämn spelplan. När varje firma prissätter samma omfattning och samma mängder blir anbuden som kommer tillbaka verkligt jämförbara i stället för ett gissningsspel.

I Upphandling, starta ett nytt paket, sätt denna mängdförteckning som källa och sätt en inlämningsfrist på det. Paketet bär de prissatta posterna och mängderna ut för firmor att lämna anbud på.

Varför: Paketet är det som gör en intern kalkyl möjlig att skicka ut. Att bygga det från mängdförteckningen håller omfattning, mängder och ditt budgettal fästa vid kalkylen du redan står bakom.

Ta fram inbjudningslistan från din underentreprenörsförteckning eller skriv in firmor manuellt, skicka den sedan ut. Varje mottagare visas som skickad, väntande eller misslyckad, så att ingen inbjudan tyst går förlorad.

Varför: Ett bredare fält av kvalificerade anbudsgivare är det som skärper priset. Att skicka ut från en enda lista lämnar också en ren revision av vem som tillfrågades och vilket datum, vilket spelar roll om tilldelningen någonsin ifrågasätts.

Allteftersom anbud kommer in, ställ dem sida vid sida mot din budget. Jämförelsen flaggar höga och låga avvikelser post för post, och utjämningsmatrisen normaliserar reservationer så att du jämför likvärdigt.

Varför: Den lägsta slutsumman är ofta den mest riskfyllda, inte den bästa. Att jämföra à-pris mot à-pris avslöjar den saknade posten, skrivfelet och det ohållbara priset innan du skriver under något.

Välj det vinnande anbudet och tilldela det. De överenskomna à-priserna skrivs tillbaka i mängdförteckningen, de icke vinnande anbuden stängs av och en utkast till inköpsorder skapas i Upphandling.

Varför: Tilldelning knyter ihop kretsen. Din kalkyl uppdateras med verkliga marknadspriser och upphandlingen startar från aktuella siffror, så ingen skriver av en förteckning igen och ingen förväxlar en siffra.