Udsend en indkøbs- og bestillingsplan

Grupper den prissatte BOQ i de pakker du faktisk køber, én pr. fag eller leveringspost, så hver linje i indkøbsplanen svarer til en rigtig ordre frem for en løs samling af poster.

Hvorfor: En indkøbsplan bygget direkte på BOQ'en bærer de rigtige mængder og den rigtige værdi fra start, så intet i det stille falder mellem to pakker og bliver købt af ingen.

For hver pakke, fastsæt fremstillings- og leveringstiden, og regn så baglæns fra den dato i tidsplanen hvor materialet skal bruges på pladsen for at fastlægge den seneste dato ordren skal afgives.

Hvorfor: De fleste forsinkede materialer købes ikke sent ved et uheld, de købes til tiden op mod den forkerte dato. At regne baglæns fra tidsplanen er det, der gør en ønskeseddel til en plan med rigtige frister.

Send pakkerne med de tidligste bestillingsdatoer i udbud først, indhent tilbud, og fastlæg en fast pris og leverandør for hver enkelt, så indkøbsplanen bærer et forpligtet tal og ikke et gæt.

Hvorfor: At prissætte i hastende rækkefølge betyder, at pakkerne med lang leveringstid er afklaret mens der stadig er tid til at forhandle, i stedet for at blive jaget igennem til enhver pris den uge de skal bruges.

Tildel hver pakke til dens valgte leverandør eller underentreprenør og afgiv ordren, så den forpligtede omkostning er bogført og leveringen er låst op mod behov-datoen i planen.

Hvorfor: En pris der er aftalt men ikke bestilt er ikke en levering. At afgive ordren er det punkt hvor leverandøren er bundet til datoen, og det punkt hvor din forpligtede omkostning bliver reel og sporbar.

Læs indkøbsplanen som en løbende rapport: hvilke pakker der stadig mangler at komme i udbud, er ude til prissætning, er bestilt eller leveret, og marker enhver ordre hvis seneste dato nærmer sig, før den er afgivet.

Hvorfor: En indkøbsplan beskytter kun tidsplanen, hvis nogen holder øje med den hver uge. At fange en skridende bestillingsdato tidligt er det, der holder en forsinket pakke fra at standse et fag på pladsen.