Lập kế hoạch mua sắm

Gom bảng khối lượng đã lập giá thành các gói bạn thực sự sẽ mua, mỗi gói theo chuyên ngành hoặc theo mặt hàng cung ứng, để mỗi dòng trong kế hoạch mua sắm gắn với một đơn hàng thực tế thay vì một tập hợp hạng mục rời rạc.

Tại sao: Một kế hoạch mua sắm xây dựng thẳng từ bảng khối lượng mang theo đúng khối lượng và giá trị ngay từ đầu, nên không có gì âm thầm rơi vào khoảng trống giữa hai gói và không được ai mua.

Với mỗi gói, đặt thời gian sản xuất và giao hàng, sau đó tính ngược từ ngày vật tư cần có mặt tại công trường theo tiến độ để xác định ngày đặt hàng chậm nhất.

Tại sao: Phần lớn vật tư đến trễ không phải do mua trễ vô tình, mà là mua đúng hạn nhưng tính theo sai ngày. Tính ngược từ tiến độ là điều biến một danh sách mong muốn thành một kế hoạch có hạn chót thực sự.

Gửi các gói có ngày đặt hàng sớm nhất ra hỏi giá trước, thu thập báo giá, và chốt một mức giá cố định cùng nhà cung cấp cho từng gói để kế hoạch mua sắm mang theo một con số đã cam kết, không phải một phỏng đoán.

Tại sao: Lập giá theo thứ tự khẩn cấp nghĩa là các gói có thời gian sản xuất dài được chốt trong khi vẫn còn thời gian đàm phán, thay vì bị gấp rút mua với bất kỳ giá nào vào tuần cần đến.

Trao mỗi gói cho nhà cung cấp hoặc nhà thầu phụ được chọn và lập đơn hàng, để chi phí đã cam kết được ghi nhận và ngày giao hàng được cố định theo ngày cần trên kế hoạch.

Tại sao: Một mức giá đã thống nhất nhưng chưa đặt hàng chưa phải là một cam kết giao hàng. Đặt hàng là thời điểm nhà cung cấp bị ràng buộc theo ngày, và là thời điểm chi phí đã cam kết của bạn trở nên thực và có thể theo dõi.

Đọc kế hoạch mua sắm như một báo cáo trực tiếp: gói nào còn chờ hỏi giá, đang chào giá, đã đặt hàng hay đã giao, và đánh dấu bất kỳ đơn hàng nào có ngày chậm nhất sắp đến mà chưa được đặt.

Tại sao: Một kế hoạch mua sắm chỉ bảo vệ được tiến độ nếu có người theo dõi mỗi tuần. Phát hiện sớm một ngày đặt hàng bị trễ là điều ngăn một gói hàng chậm làm đình trệ một chuyên ngành tại công trường.