Preisspiegelを作成し発注先を決定する

内訳書から直接、発注パッケージを作成する。購入しようとしている一つの工種(Gewerk)を構成する項目を選び、範囲に名前を付け、工事が守るべき日程を設定する。パッケージはまだ変更可能な下書きのVergabepaketとして始まる。

理由: すべての下請業者は同じ項目、同じ数量で見積を出さなければならない。内訳書から切り出したパッケージがそれを保証する。手作業で作った3つの表計算の抜粋は、2週間後にPreisspiegelの作成を不可能にするだけである。

下請業者台帳を確認し、この工種(Gewerk)向けの候補を絞り込む。適切な専門分野、希望する期間の空き、実際に電話できる実績、そして有効な源泉徴収免除証明(Freistellungsbescheinigung)がファイルにあることを確認する。

理由: 全員に声をかけるのは相手の時間もこちらの時間も無駄にし、間違った会社に声をかければさらに大きな代償を払うことになる。源泉徴収免除証明がなければ、あなたが処理しなければならない建設源泉税(Bauabzugsteuer)の控除が発生し、最低賃金法(MiLoG)によって下請業者が支払う賃金についてもあなたに責任が及ぶ。これは候補選定の段階で片付けるべきことであり、発注決定の週に持ち越すべきではない。

候補リスト全員に、同じ項目一覧、同じ日程、同じ条件でパッケージを一斉発行する。届いた質問はすべての入札者に届く補遺として回答し、届いたAngebot(見積)をパッケージに集めていく。

理由: ある下請業者が他の誰も見ていない範囲で見積を出した瞬間、比較は成立しなくなり、どれだけそろえてももう元には戻らない。一度だけ発行し、全員に同時に説明することが、すべての列が同じ質問に答えている状態を保つ方法である。

調整マトリクスを開き、1行ずつ確認していく。ある下請業者が未積算のまま残した項目、送付状(Anschreiben)で除外された項目、各社が違う扱いをした暫定項目(Bedarfspositionen)、そして単価×数量が記載された合計と一致しない箇所である。値引き(Nachlass)と早期支払割引(Skonto)を然るべき場所に振り分け、抜けている項目は自社の単価で積算する。

理由: これは表計算が決して自動でやってくれない作業である。抜けている項目が積算し直されるまで、最も低い列は内訳書を最も雑にしか読まなかった業者のものであり、その専門工事が現場に入った時点でその差額はNachtragとして再び現れる。

条件をそろえた見積をPreisspiegelとして並べる。下請業者を列に、項目を行にし、一番下の合計行だけでなく行を縦に読んでいく。ある会社が特定の項目だけ他社より大きく下回っている箇所、差が小さい箇所、一社だけ突出して高い箇所を確認する。パッケージが示す推奨と、低い見積が中央値を大きく下回っているときに発する警告を照らし合わせて判断する。

理由: 一番下の合計行は、その会社がいくら請求するかを教えてくれる。行の中身は、その会社が仕事を理解していたかどうかを教えてくれる。他の全社の3分の1で積算された項目は値引きではなく、後にあなたの名前入りのNachtragとして戻ってくる読み違いである。

最安値ではなく総合評価(Wertung)全体で発注先を決める。条件をそろえた価格、希望日程での対応力、実績、確認済みの資格情報である。発注決定は合意した単価を内訳書に書き戻し、勝者には発注通知書を、その他には不採用通知を発行し、購買モジュールに注文の下書きを作成する。そこを開いて、元のAngebotではなく条件をそろえた範囲になっていることを確認する。

理由: 発注決定は判断であり、注文は約束である。もし注文が元のAngebotのまま出てしまえば、たった今積算し直したすべての抜けがそのままNachtragとして戻ってきて、条件をそろえる作業の代金を二重に払うことになる。

発注記録(Vergabevermerk)を保存する。決定当日時点のPreisspiegel、行った調整とそれぞれの理由、比較検討した基準、そしてパッケージがどこに落ち着いたかの理由である。

理由: 半年後、誰もいくら払ったかは聞いてこない。聞かれるのは、なぜより高い下請業者が仕事を得たのかということだ。当日に書いた短い文書一つがあれば、誰かの記憶に頼ることなく、取引先にも監査人にも落札できなかった業者にも答えられる。